Hvordan føre regnskap selv: Unngå disse feilene

Å føre regnskapet selv innebærer for de fleste at man får bedre oversikt over økonomien, samtidig som du selvsagt kan spare en del penger.

Mange spør oss om det er noen vanlige feil man bør være obs på når man fører regnskap (på egen hånd). Svaret vil selvsagt variere fra selskap til selskap, men regnskapsføring er enklere enn mange tror, og vår erfaring er at mye faller på plass med noen få enkle rutiner, råd og fakta.

Hva er regnskap?

Et regnskap er en oversikt over den økonomiske situasjonen og utviklingen i en bedrift, en organisasjon, en stiftelse eller lignende. Å føre regnskap er å dokumentere og holde oversikt over inntekter og utgifter.

1. Unngå bankkontokrøll: Bedriftskonto eller privat konto

Det er forskjellige krav til enkeltpersonforetak og aksjeselskap når det kommer til bankkontoer. I et ENK er det ingen krav om at du må skille mellom privatøkonomi og foretakets økonomi. Vi anbefaler likevel at du gjør nettopp det, og oppretter en egen konto for foretaket ditt.

På denne måten vet du at alt som skjer på denne kontoen skal inn i regnskapet, og du glemmer følgelig ikke å registrere noen av utgiftene du kan få fradrag for.

Hvis du i tillegg husker å ta vare på alle kvitteringer (og gjerne laster dem opp til et regnskapsprogram) med en gang du får dem, er du kommet langt!

Har du et AS, så må du opprette en egen bedriftsavtale for å skille mellom din privatøkonomi og foretakets økonomi. I tillegg kommer disse kravene:

• Du må sette aksjekapitalen inn på bedriftskonto.
• Dersom du utbetaler lønn, må du ha en skattetrekkskonto (det får du kun i bedriftsbank).

Et tips fra oss: Du kan bruke en bankkonto fra en hvilken som helst bank med Fiken, men vi anbefaler:

Bedriftskonto fra Folio

Med Folio får du en enkel og oversiktlig bedriftskonto, uten bindingstid og skjulte gebyrer. Koblingen til Fiken er gratis, og gjør at store deler av regnskapet går automatisk.

Folio er Fikens-brukernes favoritt!

2. Regnskapskontoer er ikke skumle

Mange synes regnskapskontoer er nettopp skumle: Det er så mange av dem, og det føles så lett å trå/føre feil. Her kan vi berolige deg: Det er ikke krise om du ikke finner en konto som stemmer helt med det du har kjøpt (eller solgt). For akkurat det er ikke det viktigste i et regnskap. Det viktigste er at totale inntekter og utgifter stemmer, samt momsen (mva). Da blir skatten riktig, og det er det viktigste.

Hva er en regnskapskonto?

Regnskapskontoer brukes til å gruppere inntekter, kostnader, eiendeler, gjeld og egenkapital i regnskapet. De består av fire tall som forteller hva slags inntekt eller utgift du har hatt, hvilke typer eiendeler eller lignende.

Du velger regnskapskonto blant annet når du fakturerer/har solgt noe, og når du legger inn dine utgifter. På samme måte som bankkontoer har bevegelser inn og ut og en saldo, så har hver regnskapskonto også det.

Vi har en egen hjelpeartikkel som hjelper deg med å finne riktig regnskapskonto, og ikke minst: Vår kundestøtte hjelper deg gjerne med å finne riktig konto dersom du er usikker. Så får du ført bilagene dine riktig med det samme. Send oss gjerne er e-post på kontakt@fiken.no.

3. Få betalt: Følg opp salgene dine

Å fakturere er ikke det samme som penger på konto. I de fleste tilfeller vil kunden betale innen forfallsdato, men det hender også at betalingen uteblir, og da er det viktig å følge opp fakturaen, så du ikke går med tap.

Her er det faktisk sjokkerende mange små bedrifter som er dårlige: Enten fordi de kvier seg for å mase, eller fordi de rett og slett glemmer det. Vårt konkrete råd: Følg opp fakturaene dine én gang i uken.

Også dette gjør vi enkelt for våre brukere. Du kan velge å få tilsendt en oppsummering, én gang i uken, av saker i regnskapet du bør ta en titt på:

Når det gjelder purringer og en eventuell inkasso, kan du enten velge å sende en betalingspåminnelse manuelt (det kan du gjøre dagen etter forfall). Eller, dersom du er Fiken-kunde: Å bruke vår automatiske ordning for ekstern oppfølging. Du kan da fokusere på andre ting, og vi gjør det vi er best på: effektiviserende automatikk.

4. Glem ikke fradragene dine

Å vurdere hva som kan og ikke kan trekkes fra som en utgift kan av og til være en vanskelig oppgave. Det å spise lunsj på restaurant er ikke en utgift du kan trekke fra i seg selv, men hvis du har med deg en potensiell kunde, eller jobber med et nytt restaurantkonsept, kan du argumentere for at dette er en utgift som i fremtiden vil kunne gi inntekter.

Tommelfingerregelen for utgifter og fradrag er: Du må ha et godt svar dersom noen (skattemyndighetene) spør deg hvordan denne utgiften bidrar til å gi deg inntekt.

Hvorfor er det viktig å legge inn utgiftene dine i regnskapet? Fordi utgiftene trekkes fra overskuddet ditt, og overskuddet avgjør hvor mye du skal betale i skatt. Med andre ord: Trekker du ikke fra utgiftene/kostnadene dine, får du ikke skattefradragene du har krav på, og ender opp med å betale mer skatt enn nødvendig.

Dersom du ikke kan trekke fra utgiften, men allikevel vil ha den inn i regnskapet, finnes det egne regnskapskontoer for dette som kan brukes - for eksempel 7799 Annen kostand, ikke fradragsberettiget.

Du skal alltid vurdere om dette er en utgift som er relevant for selskapet, hvis den er det, kan den utgiftsføres. Her kan du lese en egen artikkel om dette: 10 fradrag for enkeltpersonforetak: En enkel veileder.

5. Husk å registrere deg i mva-registeret

Når du i løpet av de siste 12 månedene har passert en omsetning på 50 000 kr for varer/tjenester som normalt skulle blitt solgt med mva, er det ditt ansvar å søke om å bli mva-registrert.

Hva er merverdiavgift?

Merverdiavgift er en statlig avgift du: (1) Betaler når du kjøper de aller fleste varer og tjenester i Norge (2) Krever inn for staten når du selger de fleste varer og tjenester i Norge.

Å ikke gjøre dette er en av de mer alvorlige feilene du kan gjøre, og myndighetene ser strengt på dette.

Som nyetablert er det ditt ansvar å følge med på hvor mye du har solgt for og registrere deg når dette passerer 50 000.

Når du er blitt mva-registrert, betyr det at du skal levere mva-melding til myndighetene. I denne oversikten opplyser du hvor mye mva du har krevd inn for staten når du har solgt dine varer/tjenester, og hvor mye mva du har betalt når du har gjort innkjøp til bedriften din. Dette regnestykket (innkrevd mva minus betalt mva) avgjør om du må betale inn mva, eller har mva til gode (som du får utbetalt/tilbakebetalt).

I Fiken passer vi på deg, og sender deg varsel når vi tror du må mva-registrere deg. I Merverdiavgift for små bedrifter og enkeltpersonforetak forteller vi deg det du trenger å vite om mva.

6. Ikke bli for sulten på mva-fradrag

Selv om du er mva-registrert er det ikke lov å trekke fra mva på mat (med mindre du driver en kantine eller liknende). Istedenfor skal dette regnskapsføres med 0 prosent mva. Kjøp av mat med nettobeløp 100 kroner og 15 prosent mva skal altså føres som en utgift på 115 kroner og 0 prosent mva i regnskapet.

7. La ikke regnskapsfrister gå i glemmeboken

Det er fort gjort å glemme frister og innrapportering til mydighetene, som mva-oppgave og næringsoppgaven. Disse fristene er noe du må huske på selv (eller bruke et godt verktøy/regnskapsprogram for å huske). Det offentlige ser ikke på dette som sin oppgave.

I mange tilfeller risikerer du ganske raskt bøter (tvangsmulkt) dersom disse ikke overholdes. For de fleste selskapene er det ikke så mange frister, men du bør ha oversikt over når du skal levere det som kreves av deg:

• Mva-melding (om du er mva-registrert)
• Skattemelding/næringsoppgave (nesten alle)
• A-melding (om du har ansatte)
• Aksjonærregisteroppgaven (for AS)
• Årsregnskap (for AS)

Vi har en egen artikkel der du kan lese mer om frister, og enda viktigere: Vi minner deg på dine frister inne Fiken.

8. Sky skippertak som pesten

For veldig mange er skattemeldingen et skippertak man samler krefter til fra 1. januar til slutten av mai. Det mange ikke vet, er at den virkelige jobben, er å avslutte regnskapsåret. Når det er gjort, er innlevering av næringsoppgaven en plankekjøring.

Hva er årsavslutning?

En årsavslutning er en ferdigstilling, kontroll og lukking av et regnskapsår. Hensikten er å avdekke eventuelle feil og mangler, rette disse og slik klargjøre regnskapet for innlevering av næringsoppgave og årsregnskap.

Årsavslutningen gjøres litt forskjellig basert på hvilken selskapsform du har, men typiske ting som blir sjekket, er om alle bilag er ført og at mva-kontoer er avstemt.

I Fiken er både årsavslutningen og innlevering av næringsoppgaven fort gjort, og vi hjelper deg gjerne – både gjennom webinarer og vanlig support. Det 'eneste' du må gjøre, er å føre dine kjøp og salg fortløpende. Med utgangspunkt i disse oppretter vi automatisk de relevante oppgavene for deg, og du sender disse direkte til Altinn.

Problemer og frustrasjon oppstår gjerne dersom du ikke fører regnskapet ditt fortløpende, men forsøker å legge inn alle dine kjøp og salg to dager før fristen. Dette er ikke et så stort problem når det kommer til innlevering av mva-oppgave – ettersom de fleste leverer annenhver måned – men med næringsoppgaven skaper det store problemer for en del hvert år.

Ingen grunn til panikk – som du ser her: Årsavslutningen er en enkel sjekkliste du klikker deg gjennom. Hvis det er noe som mangler eller må fikses, så forklarer vi deg hvordan du gjør det.

Og når dette er gjort, er altså næringsoppgaven ingenting å bekymre seg for – i Fiken (blunkefjes).

Hvordan føre regnskap selv: Veien videre

I vår artikkel om hvordan du starter din egen bedrift går vi gjennom hvordan du fører regnskap, med fokus på det et regnskap består av for de aller fleste:

• Kjøp og salg
• Mva
• Næringsoppgave
• Skatt
• Lønn og ansatte

Ta en titt her: Hvordan føre regnskap i egen bedrift, og send oss gjerne en e-post på kontakt@fiken.no dersom det er noe du lurer på.

Skrevet av

Magnus Joyce

Leder kundestøtte i Fiken. Innmari opptatt av fornøyde kunder og at vi skal klare å formidle regnskap på absolutt enklest mulig måte.