Hvordan sende faktura gratis

Send faktura, sende regning, fakturere, fakturering, ta betalt, jeg har solgt noe: Kjært barn har mange navn. Men hvis du lurer på hvordan du sender en faktura, er sjansen stor for at du har solgt noe, og skal nå ta betalt.

Vi skal forklare deg hva som kreves av en faktura, hvordan du sender faktura fra Fiken, og hva som egentlig er forskjellen på en faktura og en regning.

Før vi går videre kan vi opplyse om at det er gratis å prøve Fiken regnskap i 30 dager, og da er det også gratis å sende ut regning.

~~Innhold blir injisert her. Denne skal ikke vises.~~

Hva er faktura

En faktura er en skriftlig beskjed om et skyldig beløp, som mottakeren av fakturaen (kjøperen) skylder avsenderen (selgeren). En faktura er med andre ord et betalingskrav for noe som allerede er solgt, og det kan sendes både digitalt og på papir.

Her opplyses det om hvem som er selger, hva som er solgt og antall, eventuell mva (moms), og hvordan og når fakturaen skal betales (forfallsdato). Andre typer fakturaer, som purring, er et krav om å betale noe som allerede er fakturert, uten at det nødvendigvis oppstår en ny kostnad for kjøperen (men purregebyr kan legges på den opprinnelige summen).

Når fakturaen er opprettet og sendt, er den blitt dokumentasjon på en inntekt (salgsdokumentasjon) for selgeren, og en dokumentasjon (kvittering) av en utgift/kostnad for kjøperen.

Hva er forskjellen på faktura og regning

Faktura og regning brukes ofte som synonymer, men det finnes noen forskjeller. For eksempel: Hovedregelen er at faktura skal sendes/utstedes så snart som mulig etter varen eller tjenesten er levert, men i de fleste tilfeller vil det være 1 til 2 uker til du faktisk må betale den. En regning kan derimot være krav om umiddelbar betaling. For eksempel: Når du har spist på en restaurant, får du en regning, som du må betale med det samme, mens når du abonnerer på en avis, får du en månedlig, kvartalsvis eller årlig faktura.

En faktura er altså en type regning, men en regning er ikke alltid en faktura.

Hvorfor sende faktura

Det er i utgangspunktet to grunner til at noen sender ut en faktura:

Du har solgt noe og skal ha betaling for det.
Når du selger noe er du (som regel) pliktig å betale skatt på inntekten, og fakturaen er:

Selgers dokumentasjon på salget (i regnskapet)
Kjøpers dokumentasjon av utgiften (i regnskapet)
Et dokumentasjonskrav fra myndighetene

Mydighetene (Skatteetaten) krever at alle som driver med næring (kjøp og salg av varer og tjenester) skal kunne fremlegge dokumentasjon av inntekter og utgifter ved en eventuell kontroll av regnskapet.

Dette er grunnen at en kjøper ikke bare kan overføre betalingen til kontoen din, eller du kan få kontanter rett i hånden: Handelen må dokumenteres med bilag.

Hva er bilag?

Et bilag er dokumentasjon som legges ved en transaksjon (postering) i regnskapet ditt når denne bokføres – f.eks. en kvittering for et kjøp du har gjort, eller regning du har betalt. Bilag kan også være dokumentasjon for noe du har solgt – altså fakturaen du har sendt ut.

Når kjøperen f.eks. legger inn 1000 kr som en utgift i regnskapet sitt basert på fakturaen du har sendt vedkommende, så sier kjøperen samtidig til Skatteetaten at overskuddet til selskapet er redusert med 1000 kr, og at vedkommende/selskapet derfor skal betale mindre i skatt. Dette godtar Skatteetaten kun dersom kjøpet er relevant for foretaket til vedkommende, og dersom det finnes dokumentasjon/bilag som beviser at kjøpet har funnet sted. Fakturaen du har sendt ut er dette beviset.

Målet med kravet om bilag er altså at Skatteetaten skal kunne sjekke opp transaksjonen: Dersom en kjøper har kjøpt noe vil en selger ha et tilsvarende salg registrert i sitt system/regnskap.

Krav til faktura

Bilag på salg vil i de aller fleste tilfeller være en faktura du har sendt ut, som du oppretter i et regnskapsprogram - for eksempel i Fiken. Da lager du altså ditt eget bilag. Men bilag på salg kan også komme fra andre steder, for eksempel kvittering via nettbutikk, kassaoppgjør eller leiekontrakt.

Her skal vi derimot fokusere på den vanligste formen for faktura. Og det alle fakturaer må inneholde er:

Totalpris
Dato for salget
Selgers navn og organisasjonsnummer
Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret hvis du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer
En klar beskrivelse av varen eller tjenesten som er levert
Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten (når sted og tid for levering ikke har betydning for handelen kan det utelates)
Betalingsfrist
Fakturanummer

For aksjeselskaper (AS), Norskregistrert utenlandsk foretak (NUF) og allmennaksjeselskaper (ASA) må også ordet «Foretaksregisteret» komme frem på fakturaen.

Dersom du bruker et fakturaprogram tildeles fakturanummer automatisk. Grunnen til kravet om fakturanummer – og at du skal kunne dokumentere en ubrutt rekke med fakturanummer – er at du skal kunne vise til Skatteetaten at du ikke har sendt ut fakturerer som du ikke har rapportert inn inntekt fra. Sender du faktura fra Fiken, blir alle kravene om gyldig faktura ivaretatt (link til avsnitt).

Hva er et fakturanummer?

Et fakturanummer er et unikt nummer som identifiserer en enkelt faktura/regning. Fakturanummer skal enten være forhåndsnummerert på trykte blanketter, eller tildeles maskinelt fra et faktura- eller regnskapsprogram. Fakturanummeret skal inngå i en ubrutt nummerserie. For hver ny faktura du sender, skal nummerserien øke med ett helt tall. Alle fakturaer må ha et fakturanummer.

En presisering: Kravet om ubrutt nummerserie er ikke absolutt. Det er tillatt med ‘brutt rekke’ hvis du bytter regnskapsprogram/fakturasystem.

Kan man lage faktura for hånd

Det korte svaret er: Ja, delvis.

Noen selgere bruker trykte blanketter med nummerering per side ved fakturering. Dette gjør at selger delvis kan lage faktura for hånd. Driver du med næringsvirksomhet (kjøp og salg med mål om å gå med overskudd), er derimot ikke lov å fakturere med hjelp av et helt manuelt dokument, fra f.eks. Word, hvor sidene ikke er forhåndsnummerert.

Hva er eFaktura

eFaktura står for elektronisk faktura, og innebærer at privatpersoner får regninger direkte inn i nettbanken sin. Når du betaler en regning fra noen som tilbyr eFaktura, vil banken din automatisk spørre deg om du vil opprette en eFaktura-avtale. Svarer du ja på det, vil du neste gang slippe å fylle inn KID-nummer, beløp og bankkontoen betalingen skal til. Du bare godkjenner betalingen. Banken vil foreslå at fakturaen/regningen betales på forfallsdatoen, men dette kan du endre manuelt.

eFaktura er altså en elektronisk faktura, men elektronisk faktura er også en samlebetegnelse for fakturaer/regninger som sendes digitalt. I de aller feste tilfeller sendes de fra et regnskapsprogram som Fiken, men noen bruker trykte blanketter og scanner/digitaliserer disse, og kan slik sende elektronisk faktura rett fra sin egen e-post-konto.

Hvordan sende faktura

Det som trengs for å sende ut en faktura er:

En måte å sende den ut på.
Kontroll på at den oppfyller kravene i Forskrift om Bokføring (disse kravene har vi listet opp her).

De aller fleste sender ut fakturaer fra et (digitalt) regnskapsprogram, som oppfyller lovkravene til salgsdokumentasjon, slik som Fiken. Men du kan også bruke trykte blanketter med ferdigutfylt nummerering/fakturanummer.

I utgangspunktet trenger du altså ikke et regnskapsprogram, og du trenger heller ikke en bedrift eller et organisasjonsnummer for å sende ut faktura. Skal du f.eks. fakturere for utleie av sokkelleiligheten din, eller sommerens plenklipping i nabolaget, så kan du gjøre det som privatperson uten organisasjonsnummer. Dette ser vi nærmere på i neste avsnitt.

Sende faktura som privatperson

Privatpersoner kan i teorien send ut faktura uten å ha verken bedrift og organisasjonsnummer. Man bruker da navn og personnummer i stedet for bedriftsnavn og organisasjonsnummer.

Det som avgjør om du kan sende ut faktura som privatperson, er hvorvidt det du fakturer for er småjobber/hobbyinntekt, eller næringsvirksomhet. Hobbyinntekt er i utgangspunktet ikke skattepliktig, mens næringsvirksomhet er det.

Næringsvirksomhet er kort oppsummert: Kjøp og salg av varer eller tjenester som går med overskudd – eller har potensial til å gjøre det. Da er inntekten skattepliktig, og du må opprette en bedrift og føre regnskap. Hobbyinntekt er inntekter du får sporadisk, hvor utgiftene og inntektene typisk jevner ut hverandre.

Skillet går altså mellom næringsvirksomhet (som må følge bokføringsloven med hensyn til oppsett av faktura) og de som ikke er næringsdrivende. De som ikke er næringsdrivende kan (i teorien) skrive hva de vil på en faktura, kan fakturere fra Word, behøver ikke nummerserie, osv (de må naturligvis holde seg innenfor norsk lover generelt).

En vanlig misforståelse: Mange tror at det finnes en bestemt sum med penger man kan tjene skattefritt – mange tror det er 50 000 kr – men slik er det ikke. Hvis du har omsetning på over 50 000 kr ved salg av moms-pliktige varer eller tjenester i løpet av ett år, må du derimot registrerer deg i moms-registeret. For å gjøre det må du ha en bedrift/et organisasjonsnummer.

Sende faktura gratis

Det finnes både faktura-tjenester og regnskapsprogram som lar deg sende faktura gratis: I Fiken er det for eksempel gratis de første 30 dagene. Skal du bare sende én faktura, så er dette en rask og enkel løsning

Det du derimot ikke kan gjøre (med mindre du fakturerer som privatperson), er å lage din egen faktura i Word, Excel eller Photoshop. Hovedgrunnen til det, er kravet om at en faktura skal ha forhåndsnummerert fakturanummer på trykte blanketter, eller ha et maskinelt tildelte fakturanummer fra et faktura- eller regnskapsprogram.

Sende faktura som EHF

EHF (elektronisk handelsformat) er Norges navn på et felleseuropeisk, elektronisk filformat for forretningsdokumenter (fakturaer, kreditnotaer etc). Formatet er laget for at maskiner skal kunne lese og forstå innholdet i dem.

Det de fleste forbinder med EHF, er at det er en måte å sende og motta fakturaer på. EHF er altså ikke e-post- eller PDF-faktura – det er et eget format for faktura som sendes fra et regnskapssystem til et annet.

Den offentlige sektoren i Norge krever å motta faktura som EHF, men flere og flere i det private næringslivet (som ikke må) tar det også i bruk. Hvorfor? For å spare tid, og for å få raskere betalt, noe som gjerne skjer fordi fakturaen kommer rett inn i mottakers regnskapsprogram (og derfor blir behandlet mer effektivt).

Siden EHF er et eget format som sendes fra et regnskapssystem til et annet, må du ha et regnskapsprogram å sende fakturaen din fra for å kunne sende en EHF-faktura. Når du har tilgang til det, må dette være på plass:

Mottaker av fakturaen din må være registrert med organisasjonsnummer i regnskapssystemet ditt. Dette fordi organisasjonsnummeret fungerer som fakturaadressen når EHF sendes (kunden din får e-post fra sitt regnskapssystem om at en EHF er mottatt, i hvert fall i Fiken).
Mottageren må være registrert i ELMA. Hvis det er mulig å sende EHF fra regnskapsprogrammet ditt og mottakeren er registrert i ELMA, får du beskjed om det i regnskapsprogrammet (i hvert fall i Fiken). Og Fiken velger dette som prioritert sendingsmåte dersom mottaker er EHF-registrert.
I utgangspunktet er det også påkrevd at du oppgir noe under «Deres referanse» i EHF-en du skal sende, typisk en kontaktperson, en fakturareferanse, et ressursnummer eller lignende (noe som identifiserer saken/fakturaen hos hos mottageren). Men hvis dette ikke tilgjengelig, vil regnskapsprogrammet ditt ofte bare fylle inn Ikke tilgjengelig for deg (Fiken gjør det).

Hva er ELMA?

ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister, og er et norsk register der foretak må registrere seg for å kunne motta EHF. Registreringen i ELMA gjør du direkte fra regnskapsprogrammet du bruker.

Slik sender du faktura med Fiken

Har kan du se en video som raskt og enkelt forklarer hvordan du sender faktura fra Fiken. Å opprette en ny faktura i Fiken er faktisk noe av det enkleste du kan gjøre her i verden: Du gjør det ved å klikke på Jeg har solgt noe–knappen på forsiden, eller ved å velge Salg → Ny faktura. Først spesifiserer du:

Fakturadato (som regel dagens dato), og hvor lenge det er til forfall (som regel 2 eller 3 uker), og:
Hvilket kontonummer pengene skal inn på.

Deretter velger du kunden du har solgt til – eller oppretter en ny. Vi henter informasjon fra Brønnøysundregisteret hvis kunden din er en bedrift (slik at du slipper å legge inn så mye informasjon).

Nå gjenstår det å legge inn hvilken vare eller tjeneste du har solgt under Fakturalinjer, deretter vil Fiken foreslå å sende fakturaen via e-post, eventuelt via EHF dersom kunden din er EHF-registrert. Alternativt kan du sende via Vipps eFaktura, brev eller SMS. Så er det bare å sende fakturaen, og huske på å registrere betalingen når du har fått betalt. Her kan du lese mer detaljert beskrivelse om hvordan du fakturerer fra Fiken.

Vi anbefaler deg også å benytte deg av KID og automatisk fakturaoppfølging: Du sparer tid og energi, og kan bruke tiden din på annet enn regnskap.

Noe du lurer på om å sende faktura fra Fiken? Send oss gjerne en e-post på kontakt@fiken.no, så skal vi hjelpe deg.