Vurderer du å bytte regnskapsprogram? Lurer du på om du egentlig orker – om du bare skal utsette det enda et år? Vi fjerner tåken og forteller deg når du bør bytte, hva du må ha med over i nytt regnskapsprogram, samt noen praktiske tips på veien.
Når bør jeg byttte regnskapsprogram?
Du kan bytte akkurat når du vil. Mange tror at man kun kan bytte ved årsskifte, men det stemmer ikke. Om du er mva-registrert bør du imidlertid ikke bytte midt i en periode, men heller mellom to perioder. Er du ikke mva-registrert trenger du ikke tenke på dette.
Hva skal jeg føre i det nye og gamle programmet?
Alle kjøp og salg baserer seg på fakturadato. Når du bytter til et annet regnskapsprogram, er det egentlig ganske enkelt å vite hva som skal hvor: Alt som har fakturadato før overgangen hører alltid hjemme i det gamle programmet; alt som hører til etter overgangen skal føres inn i det nye.
Dersom du for eksempel bytter 1. mai skal alle kjøp og salg etter den datoen legges inn i det nye programmet. Betalingene legges også inn på den datoen de faktisk skjedde, det betyr at man kan ha selve kjøpet registrert i det forrige systemet og betalingen i det nye.
Hvordan overføre – helt konkret
For å bytte regnskapsprogram trenger du tallene fra det forrige systemet ditt som viser status i selskapet ved overgang. I Fiken anbefales SAF-T-fil dersom du kommer fra et annet regnskapssystem (alle regnskapssystemer er pliktige til å tilby dette), for automatisk lesing av tall. Vi har en egen hjelpeartikkel om Inngående balanse ved overgang fra tidligere regnskap her.
Dersom du bytter til et system som ikke kan tolke SAF-T-fil automatisk, eller du har ført manuelt, kan du hente ut rapporter som viser saldobalanse, kunde- og leverandørreskontro.
Det kan variere fra system til system hvor du finner dette, men som oftest ligger de under et menyvalg som heter Rapporter eller Oversikter. Gjennom disse oversiktene og rapportene får du alle tallene du trenger i det nye systemet for å gjøre et fullstendig årsregnskap (inkludert næringsoppgave).
En SAF-T-fil vil altså gi deg all informasjonen nedenfor i én rapport, om du ikke har dette må du hente ut tre separate rapporter:
1. Skyldig til leverandører
Denne er litt selvforklarende. I det du bytter program kan du ha noen utgifter/fakturaer registrert i det gamle som du enda ikke har betalt for. Du må derfor legge inn disse leverandørene og spesifisere hva du skyldte ved overgangen. Dermed kan du registrere betalingen av fakturaen på riktig leverandør.
2. Utestående fra kunder
Denne tilsvarer den over, men gjelder utestående fra kunder – altså fakturerte inntekter som enda ikke er betalt av kunden din. La oss si at Mons Larsen kjøpte en jakke av deg for 2000 kroner i april, med forfallsdato i mai. Du går over til nytt program 1. mai og regnskapet ditt viser da at Mons skyldte deg 2000 kroner ved overgangen. Selve salget/inntekten ligger da i det gamle programmet, mens betalingen av den hører hjemme i det nye.
3. Saldobalanse
Et regnskap er i bunn og grunn en samling med kontoer med tilhørende sum/saldo. Saldobalansen er derfor egentlig bare en rapport som forteller summen på de forskjellige regnskapskontoene ved overgangen.
Ramler du litt ut når det er snakk om regnskapskontoer? Det er ikke så mye å tenke på. Du skal bare overføre kontonummer og sum til det nye systemet. Er saldobalansen på regnskapskonto 2740 15 344,- i det gamle systemet? Ja, da legger du inn konto 2740 med sum 15 344 i det nye systemet. Det nye systemet kan da overta 'stafettpinnen' med riktig startbeløp på alle regnskapskontoer.
Forskjellen på å bytte ved årsskifte og midt i året er ikke så veldig stor, og under her ser du et eksempel på en saldobalanse. Ved overgang midt i året skal du legge inn regnskapskontoene mellom 1000 og 9999 i rød og blå firkant. Gjør du overgangen ved årsskifte, slipper du unna med å legge kun inn de mellom 1000 og 2999 (i den røde firkanten).
Hva sier loven om regnskapsdata?
Du har plikt til å oppbevare regnskapet – som hovedregel i fem år. Du bør derfor kontakte din tidligere leverandør eller regnskapsfører og spørre hvordan dette blir oppbevart – eller om du skal oppbevare det selv.
Det er ikke et krav at denne informasjonen skal ligge lagret i det gamle regnskapsprogrammet. Det er derfor vanlig å ta en eksport fra det gamle programmet og oppbevare informasjonen selv. Gjerne på et sted der det blir tatt backup (som for eksempel i en Dropbox- eller OneDrive-mappe).
Noen praktiske tips til slutt
De fleste regnskapsprogrammer, som Fiken, tillater import av for eksempel kundelister, leverandørlister og produktlister. Har du lange lister med dette, kan det være lurt å sjekke eksportmulighetene i ditt eksisterende program, og importmulighetene i nytt program. På denne måten slipper du å legge inn én og én kunde eller ett og ett produkt.
Andre ting det kan være lurt å gjøre/tenke på er:
- Ta kontakt med systemet du skal bytte til – de vil gjerne ha deg som kunde og hjelper deg ofte om du står fast med noe i overgangen. I Fiken har vi for eksempel egne oppskrifter for hvordan en skal ta eksport fra ulike systemer en skifter fra.
- Mange programmer hjelper deg også med å finne de rette kontoene du skal bruke. I Fiken har vi løst dette gjennom en egen veiviser med ferdige maler du kan følge.
- Bruker du regnskapsfører i dag, men vurderer å ta over regnskapet selv? Overgangen er, som du ser, ikke så vanskelig.
Hvis det er noe du lurer på om å bytte regnskapsprogram – send oss gjerne en e-post på kontakt@fiken.no. Og hvis du lurer på hva andre Fiken-brukere sier om Fiken, ta en kikk på vår artikkel om Opinions undersøkelse av nettbaserte regnskapsprogrammer.
Andre nyttige artikler
Skrevet av
Anette Marie Haugestad
Hundegal og supportmedarbeider i Fiken. Motiveres av å forenkle hverdagen til norske bedrifter som hver dag jobber hardt for å få komme opp og frem!