Hvordan velge fakturaprogram

Dersom du leter etter et fakturaprogram, er det sannsynligvis fordi du har solgt noe, eller kommer til å gjøre det. Det finnes løsninger som er rene fakturaprogram – som bare lar deg sende ut faktura – men i de fleste tilfeller inngår fakturering i et regnskapsprogram, som også inneholder andre nyttige funksjoner.

Dersom fakturaen du skal sende ut ikke bare er et engangstilfelle, men du driver en virksomhet og skal fakturere jevnlig, så anbefaler vi helt klart å benytte deg av et fakturaprogram som også lar deg registrere utgifter og føre regnskap, altså et regnskapsprogram – ikke et rent fakturaprogram.

Gratis fakturaprogram: Prøv Fiken gratis i 30 dager

I tillegg til å være et fakturaprogram, er Fiken et komplett regnskapsprogram, med funksjoner for kjøp/utgifter, lønn og timeføring, budsjett og prosjekter, samt løsninger som enkelt lar deg fikse moms, skattemelding og årsregnskap for din bedrift.

Over 80 000 enkeltpersonforetak og små bedrifter fører regnskapet sitt i Fiken, og på Google Min bedrift har vi over 1000 anmeldelser og 4,9 av 5 i snitt.

Å gjøre regnskapet selv har aldri vært enklere!

Fiken er superenkelt å bruke: Send faktura, hold styr på kvitteringene, bli varslet om frister og rapporter til Skatteteaten. Fiken hjelper deg slik at det blir riktig på første forsøk.

Prøv Fiken gratis i 30 dager!

Hva er en faktura

En faktura er en skriftlig beskjed om et skyldig beløp, som mottakeren av fakturaen (kjøperen) skylder avsenderen (selgeren). En faktura er med andre ord et betalingskrav for varer eller tjenester som er solgt, og fakturaer kan sendes både digitalt og på papir. Bokføringsloven stiller strenge krav til hvilken informasjon en faktura må inneholde.

På fakturaen opplyses det om hvem som er selger, hvem som er kjøper, hva som er solgt, antall og til hvilken pris, eventuell mva (moms), og hvordan og når fakturaen skal betales (forfallsdato).

Andre typer betalingskrav, som purring, er et krav om å betale det som allerede er fakturert tidligere, uten at det nødvendigvis oppstår en ny kostnad for kjøperen (men purregebyr kan legges på den opprinnelige summen).

Når fakturaen er opprettet og sendt, er den blitt dokumentasjon på en inntekt (salgsdokumentasjon) for selgeren, og en dokumentasjon (kvittering) av en utgift/kostnad for kjøperen.

Hva må en faktura inneholde

Alle fakturaer må innholde:

• Totalpris og eventuelt mva-beløp spesifisert etter sats
• Dato for salget
• Selgers navn og organisasjonsnummer
• Kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer (gjelder ikke for salg i butikk)
• Bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret dersom du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
• En klar beskrivelse av varen eller tjenesten som er levert
• Tidspunkt og sted for levering av varen eller tjenesten (når sted og tid for levering ikke har betydning handelen, kan det utelates)
• Forfallsdato / betalingsfrist
• For aksjeselskaper (AS), Norskregistrert utenlandsk foretak (NUF) og allmennaksjeselskaper (ASA) må også ordet «Foretaksregisteret» komme frem på fakturaen.
• Fakturanummer

Angående fakturanummer: Hvis du bruker et fakturaprogram, tildeles fakturanummer automatisk. Grunnen til kravet om fakturanummer – og at du skal kunne dokumentere en ubrutt rekke med fakturanummer – er at du skal kunne bevise for Skatteetaten at du ikke har sendt ut fakturaer som du ikke har rapportert inn inntekt fra.

Sender du faktura fra Fiken, blir alle kravene om gyldig faktura ivaretatt.

eFaktura

eFaktura står for elektronisk faktura, og innebærer at privatpersoner får regninger direkte inn i nettbanken sin.

Når du betaler en regning fra noen som tilbyr eFaktura, vil banken din automatisk spørre deg om du vil opprette en eFaktura-avtale. Svarer du ja på det, vil du neste gang slippe å fylle inn KID-nummer, beløp og bankkontoen betalingen skal til.

Alt du trenger å gjøre, er å godkjenne betalingen. Banken vil deretter foreslå at fakturaen/regningen betales på forfallsdatoen, men dette kan du endre manuelt.

Forskjellen på eFaktura og EHF-faktura

Mange blander sammen EHF og eFaktura. Begge disse er en type elektronisk faktura, men forskjellen er at EHF er ment for bedrift-til-bedrift-bruk, mens eFaktura er laget for å fakturere privatpersoner.

• eFakturaer havner i mottakerens nettbank.
• EHF-fakturaer havner i mottakerens regnskapsprogram.

EHF inneholder mer informasjon enn eFaktura, noe som gjør regnskapsføringen lettere. eFaktura inneholder f.eks. ikke informasjon om mva.

For mer informasjon om EHF, ta en titt på vår artikkel Hva er EHF-faktura, og hvem kan sende og motta EHF?

Hva er et fakturaprogram

Et fakturaprogram er en digital løsning som lar deg sende ut faktura for det du har solgt. Fiken regnskap er et eksempel på et fakturaprogram (som også er et regnskapsprogram).

Hvordan velge fakturaprogram

De aller fleste fakturaprogram/regnskapsprogram har en gratisperiode som lar deg teste den aktuelle løsningen for å se om den egner seg for nettopp dine behov. For å hjelpe deg med å velge riktig, gir vi deg her en liste over 10 ting det kan være lurt å tenke på før du velger en løsning: Hva er rett for akkurat deg, og hvilke spørsmål bør du stille?

Mange av disse punktene glir over i vurdering om det du trenger er et fakturaprogram eller regnskapsprogram, av den enkle grunn at disse funksjonene ofte overlapper, og er avhengig av hverandre. Skal du velge et system som gir deg funksjoner og muligheter du trenger hvis nye behov oppstår?

Du kan spare mye tid, arbeid og penger på å gjøre en grundig vurdering i forkant av valget ditt.

1. Hvor mye kan du om regnskap? Er det viktig at programmet er enkelt? Et brukervennlig og intuitivt program gjør at du bruker mindre tid på faktureringen (og regnskapsføringen) din, og kan bruke mer tid på det du virkelig brenner for.
2. Hvor mye koster det, og får du alt du trenger til den prisen? For eksempel: Betaler du fastpris, eller må du betale for bruk, som for eksempel pr. sendte faktura.
3. Tilbyr de som leverer programmet support? Er den i så fall gratis? Har de andre ressurser? Webinarer? Hjelpeartikler? Test gjerne kundestøtten i gratisperioden (ofte benytter man seg ikke av den før man faktisk har valgt løsning og begynner å føre regnskapet).
4. Hvordan tar du betalt? Og hvilke alternativer tilbyr programmet? Sender du bare vanlige fakturaer? Ønsker du å fakturere mange samtidig (massefakturering)? Har du behov for repeterende faktura? Trenger du integrasjoner mot kassasystem, nettbutikker o.l.?
5. Hva slags organisasjonsform har du? Sjekk om systemet har egen støtte for akkurat det din organisasjonsform trenger. Både enkeltpersonforetak og AS må levere skattemelding, og AS må i tillegg sende årsregnskapet til Brønnøysund. For et enkeltpersonforetak (ENK) er det også viktig med muligheten til å overføre penger mellom privatkonto og selskapskonto.
6. Skattemeldingen Ja, enkel innlevering av skattemeldingen er veldig viktig for mange. I motsetning til din personlige selvangivelse, kommer den ikke ferdigutfylt fra Skatteetaten.
   
   Tommelfingerregelen er at alle AS må levere, mens en del enkeltpersonforetak med under 50 tusen i omsetning kan levere uten næringsspesifikasjon. Har du et AS, holder det ikke med et fakturaprogram – du må ha et regnskapsprogram. Dette fordi alle AS må levere skattemeldingen sin fra et regnskapsprogram fra og med inntektsåret 2023.
7. Er du mva-registrert? Eller kommer du til å bli det? Hvis ja: Undersøk hvilke programmer som lar deg sende mva-melding direkte til Altinn.
8. Har du mange kjøp og tilhørende kvitteringer? Da kan det være smart å vurdere et regnskapsprogram heller enn et rent fakturaprogram. Dette fordi du bare betaler skatt på overskuddet ditt, altså dine inntekter minus dine utgifter. Du legger inn dine utgifter i regnskapet, de reduserer overskuddet ditt, som igjen gjør at du ikke betaler mer skatt enn nødvendig. I et rent fakturaprogram kan du ikke registrere dine utgifter.
   
   Det du derfor bør teste før du velger program, er hvordan du registrerer kjøp/utgifter i de forskjellige programmene. Er det enkelt, eller tungrodd og tidkrevende? Hvor mye gjøres automatisk?
9. Har du ansatte som du skal betale ut lønn til? Hvis ja: Har programmet en løsning for lønn, og mulighet for timeføring?
10. Hvem kan du snakke med? Jo, du kan snakke med andre brukere av programmet du vurderer å ta i bruk. De aller fleste leverandørene har egne Facebook-sider, hvor du både kan lese anmeldelser, komme i kontakt med andre brukere og snakke med de som leverer og utvikler programmet.

Sende faktura fra Fiken

Å opprette en ny faktura i Fiken er noe av det enkleste du kan gjøre her i verden. Inne i programmet (eller appen) klikker du enten på Jeg har solgt noe–knappen, eller du velger Salg → Ny faktura fra menyen. Deretter spesifiserer du:

• Fakturadato (som regel dagens dato), og hvor lenge det er til forfall (som regel 2 eller 3 uker), og:
• Hvilket kontonummer pengene skal inn på.

Neste steg er å velge kunden du har solgt til – eller å opprette en ny. Vi henter informasjon fra Brønnøysundregisteret (slik at du slipper å legge inn så mye informasjon).

Nå gjenstår det bare å legge inn hvilken vare eller tjeneste du har solgt under Fakturalinjer, for så å velge hvilken e-postadresse fakturaen skal sendes til. Eventuelt hvilken adresse, dersom fakturaen skal sendes som brev. I tillegg til e-post- og brev-faktura, kan du også sende EHF-, Vipps- og SMS-faktura fra Fiken.

Så er det bare å sende fakturaen, og huske på å registrere betalingen når du har fått betalt.

Sende faktura som privatperson

Privatpersoner kan i teorien sende ut regninger/faktura uten å ha verken bedrift eller organisasjonsnummer, og kan i teorien benytte seg av en fakturamal laget i Photoshop, Word eller andre redigerbare formater. Man bruker da navn og adresse i stedet for bedriftsnavn og organisasjonsnummer. Det som avgjør om du kan sende ut regning som privatperson, er hvorvidt det du fakturer for er småjobber/hobbyinntekt, eller næringsvirksomhet.

Hobbyinntekt er i utgangspunktet ikke skattepliktig, mens næringsvirksomhet er det. Næringsvirksomhet er kort oppsummert: Kjøp og salg av varer eller tjenester som går med overskudd – eller har potensial til å gjøre det over tid. Da er inntekten skattepliktig, du driver per definisjon en bedrift og føre regnskap.

Hobbyinntekt er inntekter du får sporadisk, hvor utgiftene og inntektene i beste fall jevner ut hverandre. Skillet går dermed mellom næringsvirksomhet (som må følge bokføringsloven med hensyn til oppsett og formelle krav til innhold i en faktura) og de som ikke er næringsdrivende. De som ikke er næringsdrivende kan altså (i teorien) skrive hva de vil på en faktura, kan fakturere fra Word, behøver ikke nummerserie og lignende (de må naturligvis holde seg innenfor norske lover generelt).

En vanlig misforståelse: Mange tror at det finnes en bestemt sum med penger man kan tjene skattefritt – mange tror det er 50 000 kr – men slik er det ikke. Det denne grensen på 50 000 kr handler om, er at dersom du har omsetning på over 50 000 kr ved salg av moms-pliktige varer eller tjenester i løpet av ett år, da må du registrerer deg i moms-registeret, og for å gjøre det, må du ha en bedrift/et organisasjonsnummer.

Teknisk sett er det mulig å sende faktura som privatperson fra Fiken, men Fiken er ikke tilpasset privatøkonomi, og vi anbefaler det ikke. Det er en del spesielle regler for salg av varer/tjenester som privatperson, og vanligvis behandles dette som lønn.

Ta kontakt med Skatteetaten på telefon 800 80 000 hvis dette gjelder deg. Hvis du har andre spørsmål, send oss gjerne en e-post på kontakt@fiken.no.

Skrevet av

Anette Marie Haugestad

Hundegal og supportmedarbeider i Fiken. Motiveres av å forenkle hverdagen til norske bedrifter som hver dag jobber hardt for å få komme opp og frem!