Hva er EHF-faktura, og hvem kan sende og motta EHF?

Espen Stokke

EHF er en herlig forenkling som gjør at du både får raskere betalt og sparer tid. Her forklarer vi enkelt hva EHF er, hvorfor du bør bruke det, og hvordan du kommer i gang.

Innhold blir injisert her. Denne skal ikke vises.

Vi går rett på sak: EHF står for elektronisk handelsformat, og er Norges navn på et felleseuropeisk, elektronisk fakturaformat.

Hva er EHF?

EHF er en måte å sende faktura elektronisk på. Det er ikke e-post- eller PDF-faktura – det er et eget format for faktura/regning som sendes fra ett regnskapssystem til et annet.

Den offentlige sektoren i Norge støtte EHF, men flere og flere i det private næringslivet (som ikke må) tar det også i bruk. Hvorfor? Får å spare tid, og for å få raskere betalt siden fakturaen kommer rett inn i mottakers regnskapsprogram (og derfor blir behandlet mer effektivt).

Hvordan sende EHF

Siden EHF er et eget format som sendes fra et regnskapssystem til et annet, må du ha et regnskapsprogram å sende fakturaen din fra for å kunne sende en EHF. Når du har tilgang på det, må dette være på plass for at du skal kunne sende EHF:

  1. Mottaker av fakturaen din må være registrert med organisasjonsnummer i regnskapssystemet ditt. Dette fordi organisasjonsnummeret fungerer som fakturaadressen når EHF sendes (kunden din får e-post fra sitt regnskapssystem om at en EHF er mottatt).
  2. Mottageren må være registrert i ELMA. Hvis det er mulig å sende EHF fra regnskapsprogrammet ditt og mottakeren er registrert i ELMA, får du beskjed om det i regnskapsprogrammet.

Hva er ELMA?

ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister, og er et norsk register der foretak må registrere seg for å kunne motta EHF.

Registreringen i ELMA gjør du direkte fra regnskapsprogrammet du bruker.

Hvordan motta EHF

Du trenger ikke være registrert i ELMA for å kunne sende EHF, men du må være det for å kunne motta EHF fra dine kunder og leverandører.

Når du er blitt registrert får dine leverandører som ønsker å sende deg faktura beskjed om at det er mulig å sende deg EHF i regnskapsprogrammet sitt (de kan også sende deg kreditnota som EHF).

Det er helt gratis å registrerer seg i ELMA. Hvordan dette gjøres varierer litt i de forskjellige regnskapsprogrammene, men det som er likt, et at du oppgir kontaktinformasjon og organisasjonsnummeret ditt.

I Fiken kan du gjennomføre hele registreringen gratis med en enkel veiviser:

Skjermbilde av veiviser for EHF-mottak i Fiken
Registrering for å motta EHF er gjort med noen få klikk i Fiken.

Hva koster EHF

Det koster i utgangspunktet ingenting å motta eller sende EHF, men dette avhenger av regnskapsprogrammet du bruker.

Noen leverandører kan ta betalt pr. sendte faktura, og/eller for mottak av EHF. Sjekk derfor med din leverandør.

I Fiken koster det ingenting ekstra å hverken sende eller motta EHF.

Fordeler med EHF

Den store fordelen med å motta EHF er at det tidsbesparende. Når du mottar en faktura som EHF kan du regnskapsføre og betale fakturaen samtidig.

Fordelen med å sende EHF er at kundene dine får fakturaen rett inn i sitt regnskapssystem (slik de ønsker), hvor den leses og tolkes automatisk.

Fordi EHF er et standardformat, kan mottager/mottagersystemet tolke og behandle den likt hver gang. Systemet gjenkjenner ting som: hvem som har sendt fakturaen, når den forfaller, mva-sats, beløp, varelinjer osv.

En regning som kommer som PDF har derimot ikke et fast oppsett, behandles ulikt, og medfører mer manuelt arbeid.

Fordeler med EHF:

  • Du er sikker på at fakturaren kommer frem til mottakeren.
  • Mottatt EHF kan betales og regnskapsføres i ett smekk – du sparer tid.
  • Sendt EHF behandles automatisk – fører ofte til at du får betalt raskere.
EHF = Mindre manuell regnskapsføring hvor feil kan oppstå.

Forskjellen på EHF og eFaktura

Mange blander sammen EHF og eFaktura. Begge disse er en type elektronisk faktura, men forskjellen er at EHF er ment for bedrift-til-bedrift-bruk, mens eFaktura er laget for å fakturere privatpersoner.

  • eFakturaer havner i mottakerens nettbank.
  • EHF-fakturaer havner i mottakerens regnskapsprogram.

eFaktura inneholder blant annet ikke informasjon om mva. EHF, derimot, inneholder mer informasjon, noe som gjør det lettere å regnskapsføre med all nødvendig informasjon.

Hva er PEPPOL og EHF 3.0

PEPPOL står for Pan-European Public Procurement OnLine, og er et felles fakturaformat for alle virksomheter i Europa. Den siste, og gjeldende, utgaven av dette formatet heter egentlig PEPPOL BIS 3.0, men i Norge kaller vi det EHF 3.0.

Det som er viktig for deg med hensyn til dette: At du velger et system som støtter dette/det gjeldende formatet.

EHF-er i regnskapsprogrammet Fiken sendes og mottas gjennom PEPPOL, og støtter EHF 3.0.

Sende og motta EHF i Fiken

Sende EHF fra Fiken

Når du skal sende en faktura, sjekker Fiken automatisk om mottaker støtter å motta EHF. Dersom dette er tilfelle, foreslår Fiken å sende fakturaen som EHF (du kan overstyre dette hvis du heller ønsker å sende på annen måte).

Å sende faktura som EHF i Fiken gjøres altså helt automatisk – du trenger ikke gjøre annet enn å følge Fikens forslag:

Skjermbilde av opprettelse av EHF-faktura i Fiken
EHF-merket er synlig for de mottagerne som kan ta imot EHF.

Motta EHF i Fiken

For å motta EHF må du altså registrere deg i ELMA. I Fiken gjøres dette under Foretak -> Abonnement. Her klikker du deg enkelt gjennom en veiviser. Det tar omtrent ett minutt.

Det er gratis, og du vil da få fakturaer og kreditnotaer direkte inn i Fiken fra leverandører som velger å benytte seg av denne muligheten.

For å registrere deg må du bare bekrefte opplysningene Fiken foreslår – deretter er du klar til å motta EHF. Når du mottar en faktura på EHF, sender Fiken deg et varsel om dette på e-post.

Skjermbilde av EHF-oversikt i Fiken
I Fiken samles EHF-fakturaene i en egen oversikt, der de kan regnskapsføres som et kjøp (en utgift) direkte: Raskt og enkelt!

PS: Om du setter opp integrasjon med bank, kan en mottatt EHF regnskapsføres og betales samtidig.

Oppsummering

Med EHF vet du at fakturaen kommer frem til mottakeren, i motsetning til brev (som kan bli borte) eller e-poster, som kan sette seg fast i spam-filteret.

En annen fordel er at det er enklere å regnskapsføre en EHF-faktura siden regnskapssystemet automatisk kan hente ut mva-sats, forfallsdato og annen informasjon som er tilgjengelig.

Disse to fordelene gjør at:

  1. Du får raskere betalt (fordi det er mindre krav til manuell behandling for kundene dine, og lavere sjanse for at fakturaen blir glemt).
  2. Du sparer tid (fordi du som mottager av EHF raskere kan betale og regnskapsføre fakturaen).

EHF: En herlig forenkling? Ja, det mener vi bestemt!

Vanlige spørsmål om EHF

Hva er et ressursnummer?

I utgangspunktet er det påkrevd at du oppgir noe under «Deres referanse» i EHF-en du skal sende, typisk en kontaktperson, et ressursnummer eller lignende (noe som identifiserer saken/fakturaen hos hos mottageren). Men hvis dette ikke tilgjengelig, vil regnskapsprogrammet ditt ofte bare fylle inn Ikke tilgjengelig for deg (Fiken gjør i hvert fall det).

ELMA høres viktig ut. Hva er det?

ELMA er viktig for EHF. ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister, og er et norsk register der foretak må registrere seg for å kunne motta EHF. Det er gratis å registrere seg i ELMA.

Hva er et EHF-aksesspunkt?

Aksesspunkter omtales gjerne som postkontorer: De formidler informasjon frem og tilbake mellom seg. Et regnskapsprogram er for eksempel er aksesspunkt. For eksempel: Fiken er koblet til ELMA, hvor vi sjekker din mottakers aksesspunkt-adresse og hvilke type dokumenter vedkommende kan motta. Aksesspunktløsningen er en standardisert infrastruktur, og er definert og regulert av DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring).

På en skala fra 1 - 10: Hvor begeistret er dere for EHF?

En klokkeren tier! Vi elsker alt som forenkler regnskap. Det er tross alt fundamentet Fiken er bygget på.

Author image

Skrevet av

Espen Stokke

I disse artiklene gjør jeg komplisert terminologi forståelig, og regnskapsårets innleveringer håndterbare. Favoritt Seinfeld-episode: The Sniffing Accountant.

Med hjelp fra

Author image

Bendik Gill Bakken

Author image

Simen Schikulski

Sulten på mer?

Legg inn e-posten din nedenfor, så får du beskjed når vi legger ut nye artikler om det å drive egen bedrift.