Hva er EHF-faktura, og hvem kan sende og motta EHF?

EHF står for elektronisk handelsformat og er et filformat for fakturaer og andre forretningsdokumenter. Her forklarer vi enkelt hva EHF er, hvorfor du bør bruke det, og hvordan du kommer i gang.

Hva er EHF

EHF står for elektronisk handelsformat og er Norges navn på et felleseuropeisk, elektronisk filformat for forretningsdokumenter, altså fakturaer, kreditnotaer og lignende. Formatet er laget for at maskiner skal kunne lese og forstå innholdet i dem.

Det de fleste forbinder EHF med, er at det er en måte å sende og motta fakturaer/regninger på. EHF er altså ikke e-post- eller PDF-faktura – det er et eget format for faktura/regning som sendes fra et regnskapssystem til et annet.

Den offentlige sektoren i Norge må støtte EHF, men flere og flere i det private næringslivet (som ikke må) tar det også i bruk. Hvorfor? Får å spare tid, og for å få raskere betalt siden fakturaen kommer rett inn i mottakers regnskapsprogram (og derfor blir behandlet mer effektivt).

Hvordan sende EHF

Siden EHF er et eget format som sendes fra et regnskapssystem til et annet, må du ha et regnskapsprogram å sende fakturaen din fra for å kunne sende en EHF-faktura. Når du har tilgang på det, må dette være på plass:

1. Mottaker av fakturaen din må være registrert med organisasjonsnummer i regnskapssystemet ditt. Dette fordi organisasjonsnummeret fungerer som fakturaadressen når EHF sendes (kunden din får e-post fra sitt regnskapssystem om at en EHF er mottatt).
2. Mottageren må være registrert i ELMA. Hvis det er mulig å sende EHF fra regnskapsprogrammet ditt og mottakeren er registrert i ELMA, får du beskjed om det i regnskapsprogrammet.
3. I utgangspunktet er det også påkrevd at du oppgir noe under «Deres referanse» i EHF-en du skal sende, typisk en kontaktperson, en fakturareferanse, et ressursnummer eller lignende (noe som identifiserer saken/fakturaen hos hos mottageren). Men hvis dette ikke tilgjengelig, vil regnskapsprogrammet ditt ofte bare fylle inn Ikke tilgjengelig for deg (Fiken gjør i hvert fall det).

Hva er ELMA?

ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister, og er et norsk register der foretak må registrere seg for å kunne motta EHF.

Registreringen i ELMA gjør du direkte fra regnskapsprogrammet du bruker.

Hvordan motta EHF

Du trenger ikke være registrert i ELMA for å kunne sende EHF, men du må være det for å kunne motta EHF fra dine kunder og leverandører.

Når du er blitt registrert får dine leverandører som ønsker å sende deg faktura beskjed om at det er mulig å sende deg EHF i regnskapsprogrammet sitt (de kan også sende deg kreditnota som EHF).

Det er helt gratis å registrerer seg i ELMA. Hvordan dette gjøres varierer litt i de forskjellige regnskapsprogrammene, men det som er likt, et at du oppgir kontaktinformasjon og organisasjonsnummeret ditt.

I Fiken kan du gjennomføre hele registreringen gratis med en enkel veiviser:

Hva koster EHF

Det koster i utgangspunktet ingenting å motta eller sende EHF, men dette avhenger av regnskapsprogrammet du bruker.

Noen leverandører kan ta betalt pr. sendte faktura, og/eller for mottak av EHF. Sjekk derfor med din leverandør.

I Fiken koster det ingenting ekstra å hverken sende eller motta EHF.

Fordeler med EHF

Den store fordelen med å motta EHF er at det tidsbesparende. Når du mottar en faktura som EHF kan du regnskapsføre og betale fakturaen samtidig.

Fordelen med å sende EHF er at kundene dine får fakturaen rett inn i sitt regnskapssystem (slik de ønsker), hvor den leses og tolkes automatisk.

Fordi EHF er et standardformat, kan mottager/mottagersystemet tolke og behandle den likt hver gang. Systemet gjenkjenner ting som: hvem som har sendt fakturaen, når den forfaller, mva-sats, beløp, varelinjer osv.

En regning som kommer som PDF har derimot ikke et fast oppsett, behandles ulikt, og medfører mer manuelt arbeid.

Fordeler med EHF:

• Du er sikker på at fakturaen kommer frem til mottakeren.
• Mottatt EHF kan betales og regnskapsføres i ett smekk – du sparer tid.
• Sendt EHF behandles automatisk – fører ofte til at du får betalt raskere.

EHF = Mindre manuell regnskapsføring hvor feil kan oppstå.

Forskjellen på EHF og eFaktura

Mange blander sammen EHF og eFaktura. Begge disse er en type elektronisk faktura, men forskjellen er at EHF er ment for bedrift-til-bedrift-bruk, mens eFaktura er laget for å fakturere privatpersoner.

• eFakturaer havner i mottakerens nettbank.
• EHF-fakturaer havner i mottakerens regnskapsprogram.

eFaktura inneholder blant annet ikke informasjon om mva. EHF, derimot, inneholder mer informasjon, noe som gjør det lettere å regnskapsføre med all nødvendig informasjon.

Hva er PEPPOL og EHF 3.0

PEPPOL står for Pan-European Public Procurement OnLine, og er et felles fakturaformat for alle virksomheter i Europa. Den siste, og gjeldende, utgaven av dette formatet heter egentlig PEPPOL BIS 3.0, men i Norge kaller vi det EHF 3.0.

Det som er viktig for deg med hensyn til dette: At du velger et system som støtter dette/det gjeldende EHF formatet.

EHF-er i Fiken sendes og mottas gjennom PEPPOL, og støtter EHF 3.0.

Sende og motta EHF i Fiken

Sende EHF fra Fiken

Når du skal sende en faktura, sjekker Fiken automatisk om mottaker støtter å motta EHF. Dersom dette er tilfellet, foreslår Fiken å sende fakturaen som EHF (du kan overstyre dette hvis du heller ønsker å sende på annen måte).

Å sende faktura som EHF i Fiken gjøres altså helt automatisk – du trenger ikke gjøre annet enn å følge Fikens forslag:

Greit å vite: Vi støtter kun sending av EHF til norske organisasjonsnummer.

Motta EHF i Fiken

For å motta EHF må du altså registrere deg i ELMA. I Fiken gjøres dette under Foretak -> Abonnement. Her klikker du deg enkelt gjennom en veiviser. Det tar omtrent ett minutt.

Det er gratis, og du vil da få fakturaer og kreditnotaer direkte inn i Fiken fra leverandører som velger å benytte seg av denne muligheten.

For å registrere deg må du bare bekrefte opplysningene Fiken foreslår – deretter er du klar til å motta EHF. Når du mottar en faktura på EHF, sender Fiken deg et varsel om dette på e-post.

PS: Om du setter opp integrasjon med bank, kan en mottatt EHF regnskapsføres og betales samtidig.

Oppsummering

Med EHF vet du at fakturaen kommer frem til mottakeren, i motsetning til brev (som kan bli borte) eller e-poster, som kan sette seg fast i spam-filteret.

En annen fordel er at det er enklere å regnskapsføre en EHF-faktura siden regnskapssystemet automatisk kan hente ut mva-sats, forfallsdato og annen informasjon som er tilgjengelig.

Disse to fordelene gjør at:

1. Du får raskere betalt (fordi det er mindre krav til manuell behandling for kundene dine, og mindre sjanse for at fakturaen du har sendt blir glemt).
2. Du sparer tid (fordi du som mottager av EHF raskere kan betale og regnskapsføre fakturaen).

EHF: En herlig forenkling? Ja, det mener vi bestemt!

Vanlige spørsmål om EHF

Skrevet av

Joachim

Statsautorisert regnskapsfører og supportkonsulent i Fiken. Regnskap = Minus er pluss og pluss er minus, men uten pluss blir det ingen minus.