Regnskapsprogram for lag og foreninger: Tips og anbefalinger

Å føre regnskap for et lag, en forening, en klubb eller lignende organisasjon, handler hovedsakelig om å ha kontroll på to ting: penger inn og penger ut.

Det som skiller lag, foreninger og lignende organisasjoner fra vanlige bedrifter, er at målet ikke er å gå med overskudd. Lag og foreninger driver ikke med næringsvirksomhet i tradisjonell forstand, og når de selger noe – pølser, is og brus, for eksempel – er hensikten som regel å finansiere aktivitet, og kanskje lønne en daglig leder.

Før vi går videre: Hvis du lurer på hvorfor Fiken er godt valg for din forening eller lag, så har vi forsøkt å oppsummere det i et avsnitt litt lengre nede her.

Må lag og foreninger føre regnskap

Ja, i praksis må nesten alle lag og foreninger føre regnskap. Dette spesifiseres som regel i vedtektene til organisasjonen.

Grunnen til alle lag og foreninger må føre regnskap, er at styret må kunne vise medlemmene hva inntekter og pengestøtte er blitt brukt på, og årsmøtet skal kunne godkjenne fjorårets tall.

Selv om de fleste lag og foreninger må føre regnskap, så er de fleste i utgangspunktet fritatt fra å betale skatt og mva. Dette gjør at regnskapet er litt enklere og kravene litt færre.

Skulle jeg oppsummert hvorfor et lag eller en forening burde føre regnskap, selv om det ikke er spesifisert i vedtektene, ville jeg sagt:

• For å vise medlemmene hva kontingentene og andre inntekter er blir brukt til
• For å dokumentere bruk av tilskudd og støtte
• For å håndtere bytte av kasserer problemfritt
• For å planlegge aktivitet og arrangementer på en forsvarlig måte
• For å ha kontroll på økonomien før den “vokser dere over hodet”

Flere tusen lag og foreninger gjør regnskapet sitt i Fiken: borettslag og sportsklubber, kunstforeninger og speidergrupper, frivillige- og interesseorganisasjoner. Og uansett om du er daglig leder, kasserer eller sekretær: Med Fiken klarer du å gjøre regnskapet på egen hånd.

Er en forening regnskapspliktig

Nei, en forening er i utgangspunktet ikke regnskapspliktig. Men en forening får regnskapsplikt, og må dermed utarbeide og levere årsregnskap, hvis den i løpet av to påfølgende år har hatt:

• Eiendeler til en verdi over 20 millioner, og/eller
• Et gjennomsnittlig antall ansatte på mer enn 20 årsverk

Regnskapsplikten inntrer altså først hvis organisasjonen har overskredet grensen to år på rad, og den faller også bort hvis foreningen har holdt seg under grensen to år på rad.

Regnskap i lag og foreninger

Vi har en egen artikkel som tar seg av det mer tekniske når det kommer til regnskap for lag og foreninger: Hvordan bruke Fiken for lag, forening, frivillige organisasjon eller klubb.

Her skal jeg gi et mer overordnet bildet av hva regnskapet sannsynligvis består av, og hva som skiller det fra “vanlige regnskap”.

Det som er spesielt for lag og foreninger: inntektene

Som nevnt: Salgsaktivitetene i lag, forening og lignende organisasjoner handler som regel mer om å finansiere aktivitet enn å gå med overskudd. Ofte kommer inntektene i form av tilskudd, støtte og prosjektmidler, for eksempel fra kommunen, staten og/eller det lokale næringslivet. De vanligste inntektene i en forening er gjerne:

• medlemskontingent
• treningsavgift/deltakeravgift
• kiosk- og arrangementsinntekter
• loddsalg, basar, dugnad og spleiser
• sponsorinntekter/samarbeid
• offentlige tilskudd og støtteordninger
• gaver og donasjoner

I Fiken kan du opprette egne regnskapskontoer tilpasset din organisasjon – for eksempel egne kontoer for medlemskontingent, kioskinntekter eller sponsorinntekter.

Ved å bruke vår funksjon for prosjektregnskap, kan du holde øremerkede midler adskilt fra resten av økonomien, noe som gjør det enkelt å dokumentere pengebruken når dere søker støtte eller rapporterer til tilskuddsgivere. Resultatet er et ryddig og oversiktlig regnskap å legge frem på årsmøtet.

Et spesifikt tips: Et ganske vanlig inntektskilde for lag og foreninger er grasrotandelen. Grasrotandelen er en ordning fra Norsk Tipping der spillere kan velge å la opptil 7 prosent av spillinnsatsen sin gå direkte til et lag eller en forening de ønsker å støtte – uten at det koster spilleren noe ekstra.

For mange lag og foreninger er dette en fast og forutsigbar inntektskilde som det kan være lett å overse. For å motta grasrotmidler må organisasjonen være registrert i Frivillighetsregisteret. Pengene utbetales automatisk tre ganger i året og bør bokføres som en inntekt i regnskapet på linje med andre tilskudd.

Vanlige utgifter i lag og foreninger

Utgiftene i en forening handler typisk om det som trengs for å skape aktivitet, samhold og verdi. Og siden målet ikke er å maksimere overskudd, er “god økonomistyring” ofte mer et spørsmål om å bruke midlene i tråd med formålet og ha kontroll på utgiftsnivået.

Vanlige utgifter i lag og foreninger:

• leie av lokaler/bane/øvingsrom
• utstyr (drakter, instrumenter, materiell)
• reise (cup, konsert, arrangement)
• dommere/instruktørhonorar
• forsikringer og lisenser
• kontingent til særforbund/krets
• markedsføring (annonser, trykk, nettside)
• bankgebyrer og digitale verktøy
• gaver og blomster (til jubilanter, frivillige o.l.)
• mat og drikke til både styremøter og sosial ting (pølse og is i sola for eksempel)

Å registrere utgifter er noe av det enkleste du kan gjøre i Fiken. Du laster opp en kvittering, og Fiken foreslår automatisk riktig konto basert på innholdet.

Bruker du Fikens app kan du fotografere kvitteringen der og da, så er det gjort, og dere kan bruke tiden på mer lystbetonte ting.

Skatt og mva i lag og foreninger

De fleste lag og foreninger slipper å levere både skattemelding eller mva-melding. Har dere ansatte, må dere derimot sende inn a-meldinger.

Skatteplikt kan oppstå hvis foreningen driver det som regnes som næringsvirksomhet – som en kiosk eller kafé med fast daglig åpningstid, eller utleie av fast eiendom. Det samme gjelder mva: hovedregelen er at lag og foreninger ikke er mva-pliktige, men hvis avgiftspliktig omsetning overstiger 140 000 kr i løpet av tolv måneder, må foreningen registrere seg.

Avgiftspliktig omsetning er salg av varer eller tjenester som normalt er mva-belagt – vanligvis den samme typen salg også kan utløse skatteplikt. Medlemskontingenter, tilskudd, gaver og dugnadsinntekter regnes ikke som avgiftspliktig omsetning. Merk at 140 000-grensen er høyere enn for vanlige bedrifter, som må registrere seg allerede ved 50 000 kr.

Fordi lag og foreninger som regel ikke er mva-pliktige, kan de i utgangspunktet heller ikke få fradrag for mva de har betalt på utgiftene sine. For å veie opp for dette kan frivillige organisasjoner søke om momskompensasjon – en ordning der staten refunderer noe av mva-en dere har betalt på kjøp og utgifter. Her kan du lese mer om hvordan det fungerer.

Greit å vite: Momskompensasjon er en helt separat ordning fra mva-registrering, og en frivillig organisasjon kan altså søke momskompensasjon selv om den ikke er mva-registrert.

Årsmøte

Årsmøtet i et lag eller en forening er egentlig bare å snakke litt om hva som ble gjort og skapte forrige år. Det er faktisk ikke mer dramatisk enn det.

Men en mer offisiell definisjons av et årsmøte lyder gjerne slik: Et årsmøte er det øverste beslutningsorganet i et lag eller en forening – tilsvarende generalforsamlingen i et AS. Årsmøtet holdes som regel én gang i året, og alle medlemmer har rett til å delta og stemme.

På et typisk årsmøte behandles årsmeldingen og regnskapet fra foregående år, budsjettet for kommende år, valg av styre og eventuell revisor, og saker som medlemmer eller styret har meldt inn på forhånd.

Vedtektsendringer må også behandles på årsmøtet. Reglene for innkalling, frister og hva som må behandles, fastsettes i foreningens egne vedtekter.

I forberedelsene til årsmøtet er det tre regnskapsrapporter som er særlig nyttige:

• Resultatregnskap viser alle inntekter og utgifter for året, og gir medlemmene oversikt over hvordan pengene er brukt. Du kan også velge å sammenligne med fjoråret eller budsjettet.
• Balanse viser hva organisasjonen eier og skylder ved årets slutt – typisk hva som står på bankkontoer og i kontantkasser.
• Budsjett er ikke påkrevd, men mange organisasjoner setter opp et budsjett for kommende år som legges frem og godkjennes på årsmøtet.

Du finner alle disse rapportene under Oversikt i Fiken, der du velger hvilket år du ønsker rapport for.

Revisor i lag og foreninger

De fleste lag og foreninger er ikke revisjonspliktige etter revisorloven. Dette skjer som oftest først dersom dere har eiendeler over 20 millioner kroner, eller gjennomsnittlig mer enn 20 ansatte årsverk. Men veldig mange velger likevel å ha en internrevisor.

Dette et et vanlig tillitsverv i frivillige organisasjoner der et medlem, valgt på årsmøtet, går gjennom regnskapet som kassereren har satt opp og bekrefter at det ser riktig ut. Internrevisoren har som regel ingen formell godkjenning eller utdanning, og er ikke det samme som en ekstern, statsautorisert revisor.

For at noen som ikke gjør regnskapet til vanlig skal kunne sjekke regnskapet i Fiken, gir du bare vedkommende adgang. Det er gjort med ett klikk, og koster ingen ting. Du kan faktisk gi så mange du vil/trenger tilgang til regnskapet.

Tips: Hvis dere bare gjør én ting: avstem bank hver måned. Da oppdager dere eventuelle feil tidlig, og det gjør alt enklere.

Regnskapsrutiner som gjør kassererjobben enklere

Det første og viktigste et lag eller en forening bør gjøre, er å opprette en egen bankkonto i organisasjonens navn – adskilt fra kassererens eller lederens private kontoer.

Dette høres selvsagt ut, men er overraskende ofte ikke på plass, særlig i mindre og nyoppstartede organisasjoner. En egen konto gjør regnskapet ryddigere, gjør kassererbytte mye enklere, og sikrer at organisasjonens midler alltid tilhører organisasjonen – ikke enkeltpersoner.

Fiken kan for øvrig kobles sammen med så godt som alle norske banker.

Bytte kasserer uten stress

Kassererbytte er et av de vanligste stedene ting sporer litt av i en forening eller et lag. Gode rutiner gjør at organisasjonen ikke blir avhengig av én person. Praktiske rutiner som nesten alltid lønner seg:

• Alt inn og ut via bank (unngå kontanter så langt det går)
• Krav om kvittering for alle utlegg
• Fast frist hver måned for innsending av kvitteringer
• Attestering ved større betalinger (to personer må godkjenne)
• Månedlig avstemming av regnskapet
• Kort styre-rapport hver måned/kvartal: inntekter, utgifter, beholdning

Regnskapsprogram for lag og foreninger: Fiken har alle funksjonene dere trenger

Fiken er laget for alle som ønsker det skal kunne gjøre sitt eget regnskap. Dette er noen av de funksjonene som gjør at Fiken er spesielt godt egnet til lag og foreninger:

Medlemsfakturering på autopilot

Kontingentene må inn, og dere velger bare når og hvor ofte medlemmene skal få faktura. Send faktura til alle på en gang, eller del opp i mindre grupper. Med massefaktureringen og repeterende faktura går jobben av seg selv. Du lager kun en enkelt faktura, og så velger du at Fiken for eksempel sender den til 100 medlemmer én gang i året, hvert år framover.

KID, automatisk purring og inkasso

Bruker du KID, så kan Fiken registrere alle innbetalinger på fakturaer automatisk for deg. Fiken kan også sende ut purringer og påminnelser automatisk for deg, slik at du slipper å måtte følge opp dette manuelt. Og skulle du ha behov for det, så kan du i tillegg velge å sette opp automatisk inkasso via Fiken.

Full kontroll på utgiftene

Basert på egne erfaringer med regnskap og frivillig arbeid i foreninger, vet jeg utgifter kan skape mye krøll. Det kan fort føles som vi handler på privaten, og det er lett å glemme å ta vare kvitteringene. Men du vil vil jo gjerne ha igjen de pengene du la ut for de ti pakkene med grillpølser, eller fire sett med svømmeringer?

Med Fiken får alle full kontroll på sine utlegg – for de fikses med en gang. Rett etter at du har betalt i kasse.

Fiken har nemlig en superenkel app. Alt du trenger å gjøre er ta bilde av kvitteringen, eller sende fakturaen til forenings innboks i Fiken (navnet_på_din_forening@bilag.fiken.no). Fiken foreslår hvordan det du har kjøpt skal legges inn i regnskapet – ferdig!

Egne regnskapskontoer

Du kan lage egne regnskapskontoer som passer akkurat for din organisasjon. Dette gjør regnskapet enkelt i hverdagen og lettforståelig på årsmøtet.

Du må ikke lage egne kontoer – mange bruker de vanlige – men mange foretrekker også å gi egne navn til regnskapskontoene. Her er noen forslag til kontoer som du kan opprette. Dette er inntektskontoer

• 3911 - medlemskontingenter
• 3912 - kioskinntekter
• 3914 - tilskudd/midler
• 3915 - gaver
• 3916 – grasrotandel

Og dette er utgiftskontoer:

• 6491 - leiekostnader
• 7301 - reklamekostnader
• 7402 - kontingentutgifter

Prosjektregnskap

Mange lag og foreninger mottar tilskudd eller støtte som er øremerket et bestemt formål. Da er det ofte et krav fra de som gir penger til dere at dere skal dokumentere hvordan pengene er brukt – noe som kan være utfordrende hvis alt blandes inn i det samme regnskapet.

I Fiken kan du opprette egne prosjekter og knytte inntekter og utgifter direkte til disse. Slik får du full oversikt over økonomien for hvert enkelt prosjekt, og enkel dokumentasjon når dere skal rapportere tilbake til tilskuddsgiveren.

Budsjett

I Fiken kan du sette opp budsjett direkte i programmet. Med direktetilgang til regnskapet, kan du både sammenligne med tidligere år og planlegge neste.

Integrasjoner

Integrasjon er bare et fancy ord for kobling eller sammenkobling. Regnskapet blir enda enklere hvis du kobler Fiken sammen med banken og andre systemer ditt lag eller forening allerede bruker. Fiken kan for eksempel kobles sammen med Idretten Online, Bård, Zettle, DealJourney og Styreportalen.

Vipps og Zettle

Mange lag og foreninger bruker Vipps og Zettle til å ta betalt i kiosken, i baren eller på arrangementer – og begge deler fungerer fint sammen med Fiken.

Med Zettle-integrasjonen hentes salg, betalinger og gebyrer automatisk inn i regnskapet. Bruker dere Vipps, kan dere sette opp automatisk henting av oppgjør. Fiken støtter også Vipps eFaktura, som gjør det enkelt å sende kontingentfakturaer direkte til medlemmenes Vipps-app.

Lønn

Fikens har en egen tilleggstjeneste for lønn. For å registrere ansatte og utbetale lønn, er det bare å klikke seg gjennom vår enkle veiviser.

Lønn i lag og foreninger følger i hovedsak samme regler som for vanlige bedrifter, men med noen viktige unntak:

• Nedre grense for innrapportering: Utbetalinger på under 10 000 kr eller mindre per ansatt per år trenger ikke innrapporteres via a-melding.
• Arbeidsgiveravgift (aga): De fleste FLI-organisasjoner skal aldri betale aga, mens andre kun betaler det hvis lønnsutbetalingene overstiger en viss sum.
• Skattefri organisasjon: I Fiken må lønn legges inn med regelen «Skattefri organisasjon» for at dette skal håndteres riktig. Lønn blir da uten aga — men merk at aga på feriepenger må justeres manuelt.

Superenkel bankavstemming

Bankavstemming er en kontroll av regnskapet ditt. Du kontrollerer at alt som har skjedd i banken også er registrert i regnskapet. På denne måten får du muligheten til å rette opp eventuelle feil og mangler som dukker opp. Den aller enkleste måte å gjøre dette på i Fiken, er ved å bruke superføring.

Generelt om bruk av Fiken og priser

Det er ingen begrensninger på antall fakturaer eller bilag i Fiken: Send og registrer så mange du trenger. Faktura kan sendes e-post, EHF, eFaktura, SMS og brev.

Hvis du har behov for å gi andre tilgang til regnskapet, er det også gratis å legge til andre brukere. Attestering koster heller ingenting ekstra i Fiken.

Kort oppsummert: Alt som koster noe i Fiken finner du på prissidene våre. Sagt på en annen måte: Vi har ingen skjulte kostnader.

Flytte regnskapet for din forening til Fiken

Dere kan bytte til Fiken når som helst – midt i året, ved årsskiftet, eller akkurat nå.

Det spiller ingen rolle om dere bytter fra kvitteringer i plastpose, Excel eller et annet regnskapsprogram: Vi hjelper dere med alt dere trenger for å komme i gang, enten det gjelder å legge inn inngående balanse, flytte over eksisterende data eller bare forstå hvor dere skal begynne.

Ta kontakt med kundestøtten vår på kontakt@fiken.no, så ordner vi det sammen.

Enklere regnskap for deg og din forening

Vi har flere ansatte som gjør regnskap for et lag eller forening på fritiden, så vi vet hva dere står i, og ikke minst:

1. At de færreste har lyst til å gjøre regnskap.
2. At de færreste får betalt for det (de gjør det på frivillig basis).

Derfor vil vi at Fiken skal være så enkelt som mulig for dere, og regnskapet så smertefritt som mulig.

Hvis du har forslag til hvordan Fiken kan bli enda bedre for din forening: Send oss en e-post på kontakt@fiken.no.

Sammen kan vi forhåpentligvis gjøre regnskapet og hverdagen enklere for de mange tusen lag og foreninger rundt om i Norge.

Regnskap for lag og foreninger oppsummert

Et godt regnskap for lag og foreninger kan sies å handle om tre viktige ting:

1. Oversikt – inntekter og utgifter lar seg enkelt forklare og medlemmene forstår hvor pengene går
2. Etterprøvbarhet – bilag og bank stemmer
3. Overførbarhet – ny kasserer kan enkelt ta over

Hvis dere bruker Fiken til regnskapet får dere alt dette, og tilgang vår kundestøtte – som vi i likhet med programmet selv, får veldig my skryt for.

Kundestøtten er helt gratis – selvfølgelig. Send oss gjerne en e-post på kontakt@fiken.no hvis det er noe du lurer på.

Tre betimelige spørsmål om lag og foreninger

Hva er lag og foreninger, egentlig?

Lag og foreninger er en samlebetegnelse for organisasjoner som drives av og for medlemmene sine — ikke for å tjene penger. Det kan være et lokalt idrettslag, et kor, en velforening eller en studentforening. Felles for alle er at de har medlemmer, et styre som tar beslutninger, og en økonomi som forvaltes på vegne av fellesskapet.

Noen typiske eksempler på lag og foreninger:

• Idrettslag og klubber
• Trossamfunn og politiske partier
• Korps, kor og kulturforeninger
• Velforeninger, grendelag og veilag
• Interesseforeninger og lokale støttegrupper
• Frivillige og ideelle organisasjoner
• Studentforeninger og arrangementsforeninger

Hvilken organisasjonsform har lag og foreninger?

De aller fleste lag og foreninger registreres med organisasjonsformen FLI, som står for Forening, lag, innretning. Dette er den juridiske betegnelsen Brønnøysundregistrene bruker, og den skiller seg fra for eksempel AS eller enkeltpersonforetak ved at ingen enkeltperson eier organisasjonen. Den eier seg selv, på vegne av medlemmene.

Hva skiller lag og foreninger fra vanlige bedrifter?

Det viktigste skillet er formålet. En bedrift er som regel stiftet for å gå med overskudd — et lag eller en forening er det ikke. Eventuelt overskudd går tilbake til organisasjonen og brukes til å fremme formålet, ikke til å berike enkeltpersoner.

Det betyr ikke at lag og foreninger ikke kan ha inntekter. Medlemskontingent, billettinntekter, og sponsormidler helt vanlig inntektskilder. Forskjellen er at pengene tilhører fellesskapet, ikke enkeltmedlemmene.