Slik fører du regnskap: En regnskapsførers 5 beste tips

Hei, jeg heter Vetle og jeg jobber ikke i Fiken (bedriften), men jeg jobber i Fiken hver dag (programmet) – som regnskapsfører for små og mellomstore foretak og selskaper.

Jeg er utdannet revisor, autorisert regnskapsfører fra Finanstilsynet og sertifisert bedriftsrådgiver fra Regnskap Norge. De siste 8 årene har jeg jobbet med regnskap og bedriftsøkonomi som regnskapsfører, økonomisjef og daglig leder i mitt eget regnskapsbyrå.

Etter at jeg snakket med Fiken sist (om pris på regnskapsfører for små bedrifter), spurte jeg om de kunne vært interessert i et gjesteinnlegg fra meg. Det var de, og her er det! Mine beste tips til deg som skal føre regnskap selv.

Tips 1: Velg dine bekymringer med omhu

Ikke heng deg opp i detaljene, og husk på: Alle regnskap inneholder feil, og det går som regel bra.

Når jeg hjelper gründere som fører sitt eget regnskap, er veldig mange av disse bekymret for noe som egentlig ikke er et problem i hele tatt, mens de fullstendig overser det som faktisk er veldig viktig (og dermed kan være et stort problem). To viktig premisser for regnskapsføring er:

1. Et regnskap vil aldri være perfekt (jeg vet, jeg gråter jeg også).
2. Det er to grunner til at vi fører regnskap:

• For at Skatteetaten skal vite hvor mye du har tjent og følgelig hvor mye du skal betale i skatt (dette er superviktig).
• For at du skal kunne få informasjon ut av regnskapet og ta avgjørelser på bakgrunn av dette (kutte utgifter, ansette flere, skyldig moms, tall til budsjett, osv.)

Og i og med at vi fører regnskap av to grunner, kan vi si at vi kan gjøre to typer feil:

Én type feil som påvirker skatten vår og Skatteetaten (Beep, beep, beep! Back it up! Back it the f***k up!)

Én type feil som egentlig ikke påvirker så mye.

Hva tror du de fleste er livredde for? Feilen som påvirker skatten og Skatteetaten? Som kan gjøre oss til skattesnytere?

Niks! De fleste er livredde for feil ting. De er livredde for at de har valgt konto 6590 når de kunne valgt 6800. Eller konto 7798 når de kunne valgt 4500. De er livredde for å ha valgt feil konto: Men det har ingenting å si!

For bare se på dette eksempelet:

100 000 kr i salgsinntekter, f.eks. 3000 Salgsinntekt handelsvarer

30 000 kr i utgifter, f.eks. 6590 Driftsmateriale

= 70 000 kr i overskudd

Selskapet skal følgelig betale skatt av 70 000 kr til Skatteetaten. Og det spiller absolutt ingen rolle om du bytter ut konto 6590 med konto 6820 eller konto 6800. Selskapet skal fremdeles betale skatt av 70 000 kr til Skatteetaten.

Det som derimot er veldig viktig er:

1. At disse 30 000 kr i utgifter er en legitim kostnad, altså relevant for driften av selskapet ditt.
2. At du har lagt inn fakturaene/kvitteringene i Fiken som dokumentasjon.
3. At du har gjort riktig valg når det kommer til moms (det er f.eks lite populært å ta et momsfradrag når det ikke står moms spesifisert på fakturaen).

Disse tre punktene er veldig viktige. For hvis ikke dette er i orden, må du skatte av 100 000 kr – ikke 70 000 kr! Skatteetaten bryr seg nemlig ikke om du har brukt 30 000 kr på penner, kontorstoler, kaffe eller eller andre driftsmaterialer.

Skatteetaten bryr seg om at de 30 000 kr var en legitim kostnad som du trengte for å drive business, og følgelig hva du skal betale i skatt. Det er derfor det heter Skatteetaten – ikke Kontorstoletaten.

Det er altså ingen grunn til å være bekymret for om du har brukt feil konto i regnskapet: For det har du garantert gjort, og det går helt fint. Ja, en tradisjonell regnskapsfører som tar betalt per time ville selvfølgelig bruke 10 til 20 fakturerbare timer på å ‘rydde opp’ (hørt den før?), men regnskapsfaget er ikke et friområde for OCD, til tross for en solid bevismengde som peker i motsatt retning.

Tips 2: Banken er din ledestjerne

Hva mener jeg med det? Jo, vi må begynne å lete etter sannheten, de faktiske forhold. Hva har faktisk skjedd i regnskapsperioden vi jobber med?

Jeg har ikke ord på hvor mange ganger jeg i starten av min karriere satt med forskjellige bilag, kvitteringer, fakturaer, kontoutskrifter og bare ikke kunne få banken til å stemme. Det gikk ikke opp! Det var helt umulig!

Og dersom man i tillegg mangler litt grunnleggende struktur og lurer på om man faktisk har alle bilagene på plass i regnskapet i hele tatt, da er kaoset gjerne komplett. Da kan man bruke mange timer på å utrette absolutt ingenting. Og det er helt bortkastet tid for gründere!

Det er langt bedre for alle at gründere brukere så mye tid som mulig på verdiskapning. Det tjener hele samfunnet stort på!

Så når du sitter der og er frustrert, husk derfor dette konseptet: Banken viser veien.

Min erfaring er at det alltid lønner seg å starte med å avstemme banken. For tenk litt på det – ikke under noen omstendigheter kan vi hevde at det som står på kontoutskriften ikke har skjedd! Det er fasiten!

Vi kan være i tvil om fakturaer og kvitteringer mangler eller er ført dobbelt, men banken – der kan vi være 100 prosent sikre. Mitt råd er derfor å avstemme banken først, for så å føre alle kostnadene etterpå.

Når du har gjort begge deler, kan du etterpå se om du mangler noen fakturaer som du tydeligvis har betalt (det ser du jo på kontoutskriften – banken viser vei!), om du har betalt en faktura dobbelt, osv.

Begynn med å avstemme banken – banken viser veien!

Tips 3: Litt regnskap hver uke er en superkraft

Regnskap er litt som fysisk trening: Det er smertefullt og mange hater det. Men slik noen økter i uka gjør fjellturen mer behagelig, slik gjør også litt regnskap hver uke skattemeldingen, næringsoppgaven og den daglige driften lettere å bære.

For i likhet med trening er regnskap noe du får mer ut av om du gjør det med jevne mellomrom heller enn i rykk og napp. Du får fint til å løfte 70 kilo (årsavslutningen og skattemeldingen) dersom du har trent med 8 kilos vekter (føring av kjøp og salg) gjennom året.

Jeg husker da jeg skulle føre regnskapet for min første egne bedrift tilbake i 2009. Regnskap var ikke det gøyeste jeg gjorde, men da jeg først satt meg ned, så var det ikke så vanskelig etter en stund. Det tok en time med «oppvarming», men så gikk det bedre. På slutten av økten gikk regnskapet egentlig ganske bra!

«Hva er så ille med dette?» tenkte jeg.

Og så gikk det 4 til 6 uker før jeg satte meg ned neste gang. Og alt jeg hadde gjort og lært forrige gang, var glemt. Nå måtte jeg lære alt på ny. Men når jeg først kom inn i det igjen, så var det ikke så vanskelig etter en stund, og på slutten av økten med regnskap gikk det egentlig ganske bra ...

Så gikk det 4 til 6 uker før jeg satt meg ned neste gang …

Jeg tror du ser hvor jeg vil med dette. Du rekker å glemme mye på 6 uker, spesielt hvis du bruker 2 av ukene på å grue deg til å prøve å huske det du tror du har glemt.

Tilbake til treningsparallellen: Trener du beinhardt 3 til 5 timer én gang i måneden vil du ha lite fremgang (utover at du kanskje blir vant til å hate stølhet). Trener du derimot 2 ganger i uken, én halvtime om gangen, vil du faktisk få noe ut av det (annet enn smerte og frustrasjon).

Kort oppsummert: Gi regnskapet litt oppmerksomhet hver uke, og regnskapet skal ei tynge deg! Før vi går videre: Et betimelig spørsmål:

Hva er regnskap?

Et regnskap er en oversikt over den økonomiske situasjon og utviklingen i en bedrift, en organisasjon, en stiftelse eller lignende. Å føre regnskap er å dokumentere og holde oversikt over inntekter og utgifter.

Tips 4: Send alle regningene dine inn i Fiken!

Du vet den følelsen, når du for sen til bussen og ikke finner skoene dine. Ikke?  Ikke jeg heller egentlig. Fordi skoene mine vet jeg alltid hvor står. Gjør det samme med regningene dine: De skal befinne seg på ett og samme sted, slik at det er enkelt å finne dem!

Mange vil kjenne seg igjen i dette når det kommer til regninger som kommer på e-post:

• Først hadde du en en privat e-postadresse (lars@live.no), og noen regninger kommer dit.
• Så fikk du en e-postadresse til bedriften din (post@snekkerlars.no), og nå kommer noen regninger dit.
• Så fikk du en egen jobb-adresse (lars@snekkerlars), og noen regninger kommer dit.
• Og noen regninger kommer i posten hjemme ...
• Og noen kommer kanskje i posten til kontoret …

Forestill deg at for å finne skoene dine hver morgen, så må du lete på fem forskjellige steder – i stedet for å gå rett til skostativet. Du skal lete lenge etter mer bortkastet tid.

Derfor: Lag en e-post som heter faktura@dinbedrift.no og send et varsel til alle dine leverandører om at fra og med nå så vil kun fakturaer og regninger som mottas til denne nye epostadressen bli betalt. Dette gjør at du kan betale alle dine leverandører punktlig og uten opphold. Da slipper du å lete ørten steder og sparer mye tid.

I Fiken har alle foretak en egen egen e-psotadresse som du videresender alle regninger til. Du kan også bruke deres app til å ta bilde av kvitteringer og regninger, og sende dem inn i regnskapet på den måten. Fiken er altså skostativet for regningene dine.

Når alt dette er sagt, så finnes det faktisk en enda enklere løsning: Motta dine fakturaer/regninger som EHF – da får du de rett inn regnskapet! Her kan du lese mer om EHF i Fiken.

Tips 5: Sjekk regnskapet!

Gjør en regelmessig kontroll av regnskapet ditt for å avdekke feil og mangler før du gjentar dem tusenvis av ganger til.

Dette punktet henger sammen med tips 3: Å vie litt oppmerksomhet til regnskapet hver uke. I Sjekk Regnskapet elsker vi gründere, og hver måneder leverer vi gratis kvalitetskontroll av regnskap ført i Fiken til mange som er bekymret for å ha gjort en feil eller to.

Og vi oppdager mange feil, men feilene er som regel ikke store og farlige! De er derimot små, irriterende og det er veldig, veldig mange av dem. Hvorfor? Fordi regnskap i bunn og grunn er repetisjon av de samme tingene om igjen og om igjen.

1. Vi putter kvitteringer og regninger inn i regnskapet ...
2. Vi avstemmer banken ...
3. Vi sender inn mva-melding ...

...

1. Vi putter kvitteringer og regninger inn i regnskapet ...
2. Vi avstem–
3. Vi sen–

Og slik går no dagan!

Ja, vi gjør de samme tingene om igjen og om igjen. Dermed: Hvis du gjør en feil et sted, vil du sannsynligvis repetere denne feilen igjen og igjen. Derfor lønner det seg å kontrollere regnskapet fra tid til annen, slik at du finner ut at du har gjort en feil  3-4 ganger, og ikke 3-400 ganger.

En god måte å kontrollere regnskapet ditt på, er å gjøre fortegnstesten. Det gjør du slik:

• Logg inn på Fiken og ta opp rapporten saldobalanse. I saldobalansen ser du absolutt alle kontoene som regnskapet ditt består av.
• Legg merke til at noen kontoer begynner på tallet 1, noen på 2, 3, 4, 5, 6, 7 og 8. Det er fordi det finnes 8 typer av kontoer i et regnskap.
• Her er en viktig regel: Alle kontoer som begynner på tallet 1 skal ha en positiv saldo. Her er et eksempel på hvordan en konto skal se ut:
• 1920 Bank 7500 kr.

Her er et eksempel på hvordan en konto ikke skal se ut:

• 1901 Kontanter -5000kr.

I siste eksempelet ser vi at beløpet på kontoen er negativ, mens regelen for kontoene som begynner på tallet 1 er at de skal være positive. Dermed er dette sannsynligvis feil. Reglene for alle kontoene er:

Hvis du ser over regnskapet ditt med denne enkle testen hver måned, eller i hvert fall én gang i kvartalt, vil du enkelt oppdage de vanligste og mest åpenbare feilene i regnskapet ditt før du gjentar dem gang på gang på gang.

Nå er det bare å gå i gang!

Dette var min 5 tips hvordan du får et ryddigere regnskap, og forhåpentligvis en bedre arbeidshverdag.

Er det noe du lurer på om Fiken, er det bare å sende dem en e-post på kontakt@fiken.no. Hvis du ønsker å komme i kontakt med meg, kan du gjøre det via Sjekk Regnskapet.

Skrevet av

Vetle Valsgård

Jeg jobber ikke i Fiken, men jeg jobber i programmet Fiken hver dag, som regnskapsfører for gründere. Jeg skriver gjesteinnlegg her ene og alene fordi jeg synes Fiken er gull for små bedrifter!