Bilutgifter i enkeltpersonforetak: Få fradragene dine

Tut og kjør er ikke løsningen på noe når det kommer til regnskapsføring – heller ikke kjøregodtgjørelse. Men når det er sagt: Kjøregodtgjørelse er ikke særlig komplisert. Hvis du har kontroll på noen få regler og definisjoner, så er det en slags søndagstur.

Hva er kjøregodtgjørelse?

Kjøregodtgjørelse (også kalt kilometergodtgjørelse) er en økonomisk kompensasjon du kan ha krav på dersom du bruker din private bil i jobbsammenheng. Kompensasjonen gis som skattefradrag. I 2022 og 2023 er satsen for kjøregodtgjørelse 3,50 kr pr. km

Med andre ord: Bruker du din egen bil i jobben (som selvstendig næringsdrivende), da har du rett på skattefradrag, som betyr at du ender opp med å betale mindre skatt.

Du kan også kreve fradrag for andre bilutgifter som oppstår på en reise, f.eks. bompenger, parkering, ferge eller piggdekkavgift, men som hovedregel får du ikke mva-fradrag for disse utgiftene (selv om det er spesifisert mva på kvitteringen). Disse utgiftene legger du inn som vanlige kjøp/kostnader i regnskapet ditt. Du legger inn hele summen du har betalt, men velger ingen/uten mva.

Kjøregodtgjørelse eller kilometergodtgjørelse

Kjøregodtgjørelse, kilometergodtgjørelse eller bilgodtgjørelse brukes gjerne som synonymer av folk flest. I enkeltpersonforetak er det kanskje mest korrekt å betegne det som et kilometerfradrag, men alt dette går ut på akkurat det samme: At du skal få 3,50 kr per kilometer du har kjørt. Og uansett hva du kaller det, så fører du det under Annet -> Kjørebok i Fiken.

Når har du krav på kjøregodtgjørelse

Det som kreves for at du skal kunne føre en bilreise/reiseregning på selskapet ditt etter skattefrie satser, er som med andre utgifter: Reisen må være relevant for foretaket ditt, og det du driver med.

Og bare så det er klart: Det spiller ikke noen rolle om den private bilen du bruker i foretaket ditt ikke er registrert på deg. Eller om du låner den av en venn. Du har likevel krav på fradraget.

Yrkeskjøring eller arbeidsreiser

Det som er spesielt for utgifter i forbindelse med bil og kjøring, er at kjøringen må kunne klassifiseres som det Skattetaten definerer som yrkeskjøring for at du skal ha rett på fradrag for denne utgiften.

I praksis betyr dette at de fleste får fradrag når de bruker en privatbil til f.eks. å besøke en kunde eller en leverandør, levere eller plukke opp noe i jobbsammenheng, og generelt bruker bilen til noe som har med et betalt oppdrag å gjøre.

Du får derimot ikke fradrag for det Skatteetaten definerer som arbeidsreiser. Dette er reiser mellom ditt hjem og ditt faste arbeidssted, eller reise mellom faste arbeidssteder.

På Skatteetatens sider kan du lese om noen unntak fra disse reglene angående yrkeskjøring og arbeidsreiser.

Hva er satsen for kjøregodtgjørelse for enkeltpersonforetak?

3,50 kr er den skattefrie satsen som gjelder for deg med enkeltpersonforetak (for både 2022 og 2023).

Kjøregodtgjørelse i regnskapet

Kjøregodtgjørelse og bilkostnader føres på to forskjellige måter i et enkeltpersonforetak. Avhengig av hvor mye du kjører, får du fradrag basert på hvor mange kilometer du har kjørt, eller faktiske utgifter.

• Hvis du kjører under 6000 km i året, bruker du den skattefrie satsen for kjøregodtgjørelse, men kan da ikke føre faktiske kostnader (som drivstoff, årsavgift, vedlikehold og forsikringer).
• Hvis du kjører over 6000 km i året fører du faktisk utgifter (drivstoff, årsavgift, vedlikehold, forsikringer, etc.) for bruk av bilen din, men kan ikke kreve fradrag basert på den skattefrie satsen.

I Fiken har vi en egen kjørebok som enkelt lar deg løse alt som har med kjøregodtgjørelse å gjøre. Vi ser på den litt lengre ned.

Du kjører under 6000 km i året = Kjøregodtgjørelse per kilometer

Dette er den vanligste måten å regnskapsføre bilutgifter på i et enkeltpersonforetak. Da legger du inn satsen x antall kilometer du kjørt i jobbsammenheng.

Satsen for 2022 og 2023 er 3,50 kr, og du legger inn dette som en utgift i regnskapet ditt. For eksempel: La oss si at du har kjørt totalt 300 kilometer på én måned. Da blir regnestykket: 300 kilometer x 3,50 kr = 1050 kr.

Denne satsen gjelder både i Norge og utlandet, og for el-bil, og skal dekke slitasje/reparasjon, forsikring, verditap, drivstoff og andre lignende kostnader. Når du kjører under 6000 km og skal kreve kjøregodtgjørelse, skal altså ikke disse utgiftene legges inn i regnskapet: Du får fradrag for disse gjennom kjøregodtgjørelsen.

Ekstrautgifter som du derimot kan få fradrag for utenfor kjøregodtgjørelsen, er f.eks. bompenger, parkering, ferge eller piggdekkavgift, men som hovedregel får du ikke mva-fradrag på disse utgiftene (selv om det er spesifisert mva på kvitteringen). Disse utgiftene legger du inn som vanlige kjøp/kostnader i regnskapet ditt. Du legger inn hele summen du har betalt, men velger ingen/uten mva.

Du kjører over 6000 km i året = Fradrag for faktiske utgifter

Etter statens regler har du pr. definisjon det som kalles næringsbil hvis du kjører over 6000 km i året. Noen kaller dette firmabil, men det er noe annet (en bil som bedriften eier).

Næringsbilen klassifiseres som en eiendel i selskapet ditt, og du kan ikke lenger kreve kilometergodtgjørelse for dine yrkesreiser.

I dette tilfellet må du kreve fradrag for alle de faktiske utgiftene du har i forbindelse med næringsbilen din. Her er noen av de vanligste utgiftene:

• Bensin/diesel
• Service/verkstedsutgifter
• Forsikringer
• Andre kostnader (f.eks. bompenger og parkering)

Du legger inn disse kostnadene på samme måte som andre utgifter – altså som helt vanlige kjøp. Det høres kanskje flott å kunne få fradrag for alt dette, men her vil du som privatperson måtte betale en form for skatt for den fordelen du har ved å bruke denne bilen privat.

I praksis betyr dette at du reduserer en del av kostnadene for bilen i regnskapet ditt – noe som fører til at du vil måtte betale mer i skatt.

Selve regnestykket er noe komplisert, men redusksjon på grunn av privat bruk fastsettes med utgangspunkt i bilens listepris. Du vil bli skattlagt for 30 prosent av bilens listepris opp til 338 800 kroner (2023) og 20 prosent av det overskytende.

Du kan lese mer om reduksjon av bilkostnader hos Altinn.

Spesielt om utgiftsføring av strøm til elbil

På samme måte som med en bil som går på diesel eller bensin, kan du få fradrag for strømmen som kreves for å kjøre elbilen i foretaket.

På en hurtiglader vil du alltid få en kvittering på e-post eller i en app, og denne kan du regnskapsføre i Fiken på samme måte som en kvittering for bensin og diesel (på konto 7001 — Drivstoff transportmiddel 1).

Ettersom mange lader bilen sin hjemme, er det ikke alltid like lett å beregne forbruket (slik det er når man fyller drivstoff på en bensinstasjon). For at man skal kunne fradragsføre kostnaden til strøm hjemme, må man ha en smartlader som kan beregne mengden strøm som har gått med til å lade bilen. Én måte å gjøre denne beregningen på hver måned, er å beregne kostnaden for ladingen med følgende regnestykke:

Antall KWt x gjennomsnittlig KWt-pris

Dersom du derimot ikke skulle ha en elbillader med denne funksjonaliteten, kan du lage en avregning, f.eks. i Excel, der du selv manuelt beregner summen basert på hvor mye du faktisk har kjørt i forbindelse med selskapet ditt.

Man bør dokumentere dette ved å lage en beregning på et ark med navn og dato, samt en signatur. Dette kan da benyttes som dokumentasjon og regnskapsføres på konto 7001 — Drivstoff transportmiddel 1

Greit å vite: Du kan ikke kreve fradrag for ladestasjon som monteres på privat bolig.

Krav til kjørebok

Ved en eventuell kontroll av regnskapet ditt må kunne dokumentere antall kjørte kilometer med f.eks. en elektronisk kjørebok eller et Excel-ark. Dokumentasjonen/skjemaet for kjøregodtgjørelse skal inneholde:

• Dato
• Hvor du har kjørt fra og til
• Antall kilometer
• Reisens formål (grunnen til at den er relevant for foretaket)

Her ser du et eksempel på en enkel kjørebok-mal/mal for kjørebok som du kan laste ned og bruke (er du Fiken-bruker anbefaler vi deg å bruke vår kjørebok).

Uansett om du bruker vår kjørebok eller ikke: Vi anbefaler at du noterer/dokumenterer kjøreturene fortløpende, og at disse føres i regnskapet hver måned, med siste dato i måneden som bokføringsdato. Som bilag bruker du kjøreboken, som viser strekningene du har kjørt.

Kjøregodtgjørelse eller faktiske utgifter

I utgangspunktet har du ikke noe valg. Hvis du har kjørt under 6000 km i år, må du føre kjøregodtgjørelse, og har du kjørt over 6000 km må du føre faktiske utgifter. Så hva som lønner seg er egentlig ikke noe du skal vurdere basert på det som allerede har skjedd.

Men om du ser framover til neste år og vurderer hvor mye du skal bruke bilen i foretaket, kan dette være nyttig å tenke på dette. Noe av det som spiller inn på hva som lønner seg er:

• Bilens pris og verdi, og hvor mye den koster i drift
• Hvor mye du kjører – både privat og i arbeid
• Din inntekt og ditt skattenivå

Hvis vi tillater oss å generalisere, kan vi si dette: Kjøregodtgjørelse vil sannsynligvis lønne seg dersom du:

• Kjører en billig bil, som er ikke er dyr i drift
• Hovedsakelig kjører i jobbsammenheng
• Har en relativt høy inntekt

Smarte Penger har en nyttig kalkulator dersom du vil undersøke spesifikt hva som vil lønne seg for deg – du kan teste kalkulatoren her.

En problemstilling som gjelder noen av dere: Dersom du har to biler, og den ene bilen kun brukes i foretaket og aldri privat, så kan du legge inn denne etter faktiske utgifter og slipper dermed privat beskatning på den.

Hva om jeg ikke vet hvor langt jeg kommer til å kjøre

Ja, hva gjør du dersom du fører kilometer frem til november, og så plutselig bikker 6000 km, og da egentlig skal føre kjøregodtgjørelse på en annen måte?

Vi anbefaler føre-var-prinsippet. Dersom du har grunn til å tro at du passerer 6000 km, anbefaler vi deg å:

1. Ta vare på alle fakturaer og kvitteringer som er knyttet til bilen (og send dem til innboksen din i Fiken), men før dem ikke før du faktisk passerer 6000 km.
2. Samtidig føre alle km i en kjørebok i tilfelle du faktisk ikke passerer grensen.

Dersom du derimot ikke har gjort dette, og ser sent på høsten at du har passert 6000 km, har du to mulige løsninger:

1. Du prøver å skaffe til veie dokumentasjon på bilkostnadene dine, og fører kostnader og får fradrag for faktiske utgifter som forklart tidligere i artikkelen.
2. Dersom det ikke lar seg gjøre, må du kreve fradrag for de utgiftene du har (og kan dokumentere) resten av året.

Bilutgifter og kjørebok i Fiken

I Fiken har vi gjort det enkelt og oversiktlig for deg å beregne, dokumentere og regnskapsføre kilometergodtgjørelsen (og andre bilutgifter) etter den skattefrie satsen, og slik få fradragene du har krav på. Du finner funksjonen under Annet → Kjørebok. Eller du kan gå rett til Registrere kjøretur.

Som du ser kan du enkelt legge inn ruten og eventuelle bompenger, og Fiken gir deg det totale antall kilometer. Du kan velge å registrere og viderefakturere, eller bare registrere.

Når turen er registreret får du opp en oppsummering av det du har lagt inn. Herfra kan du også redigere og slette kjøreturen. Du kan også laste ned rapporten/kjøreboken din i PDF og Excel-format.

Her har vi en egen artikkel som går i mer detalj på denne funksjonen i Fiken: Kjørebok for enkeltpersonforetak.

Bonus: Vi passer på deg. Noe av det viktigste du må huske på når gjelder å føre bilutgifter i enkeltpersonforetak, er de to forskjellige måtene å føre utgiftene på – avhengig av om du har kjørt under eller over 6000 km. Hvis du passerer grensen, gir vi deg an advarsel:

Statens satser for kjøregodtgjørelse

Det er Statens særavtaler (Statens reiseregulativ innland) som bestemmer hvor mye som gis i fradrag for bruk av privat bil i jobbsammenheng. Når du skal regne ut hvor mye du har krav på, bruker du satsen 3,50 kr pr. km.

Hvis du for eksempel har kjørt totalt 100 kilometer én måned, regner du ut kjøregodtgjørelsen slik: 100 kilometer x 3,50 kr = 350 kr. 350 kroner er fradrag du får.

Det som kan være litt forvirrende her, er at det finnes en god del tilleggssatser, men disse har Skatteetaten bestemt at enkeltpersonforetak ikke skal bruke.

Siden det kan være andre grunner til at du lurer på dette, så tar vi det likevel med her.

Dette er de gjeldende satsene for kjøregodtgodtgjørelse i 2023:

• Egen bil (inkl. elbil og uansett kjørelengde): 3,50 kr pr. km
• Tillegg for kjøring på skogs- og anleggsvei: 1 kr pr. km
• Tillegg for bruk av henger: 1 kr pr. km
• Tillegg for passasjerer: 1 kr pr. km
• Moped og motorsykkel under 125 ccm: 2 kr pr. km
• Motorsykkel over 125 ccm: 2,95 kr pr. km

Satsen for tillegg for ekstra passasjerer, bruk av tilhenger, bagasje over 150kg/500liter, eller kjøring på skogs- og anleggsvei er 1 kr per km.

For ordens skyld (og for spesielt interesserte): Merk at det er forskjell på de skattefrie satsene og statens satser. Den skattefrie satsen er 3,50 kr. Statens sats er 4,48 kr. Dersom du bruker statens sats må du/den ansatte skatte av 0,98 kr (den delen som er høyere enn de skattefrie satsene).

Firmabil

En firmabil er en bil som eies av en bedrift. For selskapet utgjør dette en fradragsberettiget utgift – både kjøpet av bilen og løpende kostander (utenom bøter og forelegg). Dersom en ansatt bruker firmabilen privat, regnes dette som en form for lønn (kalt naturalytelse), og den ansatte må skatte av denne fordelen hvis det overstiger en viss mengde. De samme reglene gjelder også dersom bilen er leaset.

Fri bil og ikke-fri bil

Sporadisk privat bruk av firmabil er derimot ikke skattepliktig. Privat bruk mindre enn 10 dager i et inntektsår, eller samlet privat kjørelengde under 1 000 kilometer per inntektsår, anses som sporadisk bruk, og er følgelig ikke skattepliktig. Dersom bruken overstiger denne mengden, skal det altså betales skatt på fordelen.

Hovedregelen for hvordan dette regnes ut kan få det til å blø ut av ørene på gud-og-hver-mann, men den lyder som følger:

• Trekkpliktig fordel ved privat bruk av firmabil er 30 prosent av bilens listepris som ny inntil 338 800 kr og 20 prosent av overskytende listepris.

Du kan lese mer om dette hos Skatteetaten i Bil - satser for firmabil (standardreglene), men en kort oppsummering av hvordan du løser dette er:

1. Finn listeprisen på bilen her. Husk at verdi av ekstrautstyr også skal beregnes av importørens listepris. Årstallet er bilens årsmodell.
2. Trekk fra 25 prosent på listeprisen hvis bilen er over 3 år gammel.
3. Når beløpet fra trinn 2 er under 338 800 kr ganges det med 0,3 (altså 30 prosent). Den delen av beløpet som eventuelt er over 338 800 kr ganges med 0,2 (altså 20 prosent), og de to beløpene legges sammen.
4. Del beløpet fra trinn 3 på 12 for å komme frem til månedlig beløp, som blir trekkgrunnlaget for lønnsutbetalingen.

Hvis du synes dette hørtes litt komplisert ut, så blir du nok ikke glad for å høre at dersom bilens listepris ikke samsvarer med fordelen ved den private bruken av bilen, så finnes det egne regler for hvordan fordelen skal beskattes. Det kan du lese om i Skatteetatens artikkel: Bil: Satser for firmabil hvor fordelen ikke står i forhold til listeprisen.

Her kan du lese vår artikkel om hvordan du håndterer bilugifter og beskating av bil-fordel for ansatt i aksjeselskap.

En kjapp oppsummering

Har du et enkeltpersonforetak kan du kreve kjøregodtgjørelse for kjøreturene du gjør i forbindelse med oppdrag, og du kan få denne godtgjørelsen på to måter:

• Hvis du kjører under 6000 km i året: Du krever fradrag etter hvor mange km du har kjørt. Den skattefrie kilometersatsen for 2022 og 2023 er 3,50 kr.
• Hvis du kjører over 6000 km i året: Da har du per definisjon er næringsbil, og må kreve godtgjørelse for faktiske utgifter, som drivstoff, årsavgift, reperasjoner og forsikring.

I tilfelle du blir kontrollert, må du kunne dokumetere kjøreturene og utgiftene du krever fradrag for. Her er det du må dokumentere med hensyn til kjøregodtgjørelse (kilomterfradrag):

• Dato
• Hvor du har kjørt fra og til
• Antall kilometer
• Hva som var hensikten med reisen

Når du har kontroll på dette, er det bare å kjøre pent og tute når situasjonen krever det. God tur!

Vanlige spørsmål

Skrevet av

Kjartan Bærem

Kursansvarlig i Fiken, og daglig leder i konas lille selskap.