Time­registrering i Fiken: Raskt og enkelt

Espen Stokke

Sier du ordet timeføring til noen, får du sjelden et smil tilbake. Tungvint, uforståelig og byråkratisk er noen av glosene som ofte kommer i retur.

Vårt mål er derimot dette: Enkelt – enklere – Fiken!

Innhold blir injisert her. Denne skal ikke vises.

Alt fra kjøp og salg, via moms og lønn, til næringsoppgave og årsavslutning skal være enkelt i Fiken. Og da vi laget vår egen timeregistreringssmodul, var det nettopp dette vi fokuserte på: Enkel timeføring i et enkelt timeregistreringssystem.

Skjermbilde fra Fiken timeføringsapp som viser grønn knapp med teksten før din første time
Før din første time i Fiken.

Enkel timeregistrering: Rett i Fiken

Det første du lurer på, er sannsynligvis: «Så hvordan fører jeg timer?» Dette kan enten gjøres på nett, som en del av 'vanlige' Fiken, eller rett i egen app.

For å ta nettløsningen først: Fiken gir deg automatisk en oversikt over de prosjektene du jobber med i øyeblikket – de ligger klare. Tenk deretter Excel: Du bruker piltastene, og skriver inn antall timer i riktig felt.

Skjermbildet fra Fiken som viser timeregistrering for en ansatt
Enkel og oversiktelig timeregistrering.

Og som du ser over her: Hvis du har behov for å legge til detaljer til den nye timeregistreringen (som f.eks. en kommentar til timene, eller tidspunktet du har jobbet), så bruker du bare plusstegnet i hjørnet. Du får da opp en dialogboks med mulighet til å gjøre flere spesifikasjoner enn dersom du kun fyller inn timer i oversikten.

Enkel timeregistrering: I appen

Her i Fiken har vi stor tro på (og god erfaring med) apper som er veldig gode på én enkelt ting – ikke litt gode på mye forskjellig. Akkurat som vår bilags-app, så er timeregistreringsappen vår utviklet med ett mål for øye: Rask timeregistrering!

La oss si at du har jobbet 6.5 timer med adminstrasjon og 1 time med supporrt, mandag 25.oktober. Du lager en ny registrering på den dagen, og vi sparer deg for klikk ved å foreslå prosjekter og aktiviteter du bruker mest, samt hurtigvalg for de hyppigst brukte time-alternativene:

Skjermbilde som viser eksempel på timeføring i appen
Eksempel på timeføring i appen.

Når du har lagret timene, får du en totaloversikt over timene som er ført denne dagen.

Og som du muligens har gjettet deg til ut i fra bildet over: I ikonet til høyre ligger en stoppeklokke  – fint hvis du vil være veldig nøyaktig. Start ved oppstart, sett på pause når det er nødvendig, stopp når arbeidet er unnagjort, og med det er timeregistreringen i boks.

Fakturering av timer

Vi vet at når timene er ført, så er dette bare halvparten av jobben for mange. Om timene dine er produktet ditt, så må de faktureres. Derfor har vi også forenklet denne delen av prosessen. Det du trenger er en oversikt over er prosjektene, og hvor mange timer som er ufakturert pr. prosjekt. Og det er akkurat det vi gir deg:

Skjermbilde som viser oversikt over fakturagrunnlag baserte på førte timer
Oversikt over fakturagrunnlag.

Fakturering skjer rett og slett gjennom å trykke på det aktuelle prosjektet. Her kan du velge hvor mye informasjon som skal med på fakturaen (beskrivelse og notat), og du kan spesifisere periode, velge hvordan timene grupperes og eventuelt gå tilbake å korrigere hvis nødvendig – før du oppretter selve fakturautkastet:

Skjermbilde som viser detaljer i fakturautkast.
Detaljer i fakturautkast.

Rapporter og tilgang

Enkle løsninger gir deg god oversikt: Timeregistreringsmodulen har uke- og månedsoversikt som viser hvor mange timer hver enkelt har arbeidet, og med hvilken aktivitet:

Skjermbilde som viser uke- og månedsoversikt for de ansatte som har ført timer.
Uke- og måndesoversikt for de som har ført timer.

En annen fordel: Har du flere ansatte, kan du her enkelt se hvilke perioder som er ført for – så slipper du å bruke tid på å finne ut av det. En vanlig utfordring med timeregistrering, er jo det klassiske spørsmålet: Hva betyr det når det ikke er ført timer en dag i en periode? At det ikke er blitt arbeidet på prosjektet, eller at timene ennå ikke er ført?

I Fiken slipper du dette problemet: Hver ansatt markerer uken hen er ferdig med å føre, og dette dukker da opp i oversikten:

Skjermbilde som viser dato-oversikt for hver ansatt – når og hva de har jobbet med
Hva har Per jobbet med? Utvikling.

Mens disse to oversiktene gir deg en lettfattelig og grafisk fremstilling over førte timer, så gir Rapporter deg en mer detaljert fremstilling.

Her kan du filtrere på det du ønsker (prosjekt, aktivitet, person, fakturerbar/ikke fakturerbar og tidsrom), og bruke informasjonen til akkurat hva du vil. Som f.eks. eksport til Excel/PDF, eller som grunnlag for å kjøre lønn:

Skjermbilde som viser oversikt over menyvalget rapporter
Rapporter gir deg oversikt og muligheten til å filtrere.

Og til slutt: Har du ansatte i bedriften som du kun vil gi tilgang til timeregistrering, og ikke resten av regnskapet? Det fikser vi – du kan enkelt gi en bruker tilgang til kun timeregistrering:

Skjermbildet fra Fiken som viser invitasjon av Inviter ny timeregistreringsbruker.
Inviter ny timeregistreringsbruker.

Og hva skjer nå?

Nysgjerrig? Lyst til å vite mer? Prøve, kanskje?

God timeregistrering!

Andre nyttige artikler

Author image

Skrevet av

Espen Stokke

Jobber med ordlegging i Fiken. Favoritt Seinfeld-episode: The Sniffing Accountant.

Sulten på mer?

Legg inn e-posten din nedenfor, så får du beskjed når vi legger ut nye artikler om det å drive egen bedrift.