Vi tør påstå at de aller fleste av dere synes det er mye morsommere å trykke på Jeg har solgt noe-knappen enn Jeg har kjøpt noe-knappen inne i Fiken. Solgt er lik inntekt, og inntekt er som regel mer stas enn utgifter. I Fiken er det å opprette en faktura noe av det enkleste du kan gjøre.
Hva er en faktura?
En faktura er et krav om betaling for noe som er blitt solgt. Når fakturaen er blitt betalt, har den blitt en dokumentasjon på en inntekt (salgsdokumentasjon). Faktura og regning er to sider av samme sak: Selger sender faktura, og kunde mottar en regning.
Opprett faktura
Når du har trykket på Jeg har solgt noe-knappen på forsiden, er det kun to ting du må gjøre for å opprette fakturaen din:
- Velge kunde (vi henter informasjon fra Brønnøysund).
- Legge til produktet/tjenesten du har solgt.
Velg kanal – send faktura
Når du har fylt inn informasjonen du trenger for å sende ut fakturaen, så er du klar. Nå gjenstår det bare å sende den ut. Her ser du de forskjellige kanalene du kan velge mellom:
De fleste velger e-post-faktura, men det kan også være en god idé å testet brev-, Vipps- eller SMS-faktura. Kanskje blir du overrasket – kanskje gir noen av disse raskere betaling.
Fiken støtter altså mange måter å sende faktura på, og vi foreslår den mest effektive for deg. Men du kan selv overstyre – dersom du for eksempel foretrekker brev- fremfor e-post-faktura. Her en liten oppsummering av hva som kjennetegner de enkelte valgene:
- E-post: Gratis, og du kan velge mellom å enten legge den ved som et e-postvedlegg, eller som en link til en fakturaside. Vi har en egen hjelpeartikkel med video om å opprette faktura.
- Vipps eFaktura: Sendes til privatpersoner – Vipps eFaktura har vi skrevet et eget innlegg om her.
- Brev: Brev-faktura kan du sende til alle kunder som har adresse i Norge. Alt du trenger å gjøre er å registrere adressen til kunden på kundekortet.
- EHF (Elektronisk Handelsformat): Dersom mottageren er registrert i ELMA, kan du også vlege å sende EHF. EHF-faktura sendes direkte til din kundes økonomisystem. Den havner på riktig sted, og blir behandlet hurtig (og automatisk).
Hva er en kundefordring?
En kundefordring vil si at du har noe utestående mot en kunde. Et typisk eksempel er at du har sendt ut en faktura som ennå ikke er blitt betalt. I en slik situasjon har du en kundefordring mot denne kunden.
Følg opp fakturaen
Når du har sendt ut en faktura, vil du jo gjerne ha betalt også. Første steg er da at kunden ser at hen har fått en regning. I fakturaoversikten ser du om fakturaen er åpnet:
Og når du har fått betalt – forhåpentligvis innen fristen – så registrerer du enkelt innbetalingen:
Skulle betalingen mot formodning utebli, kan du velge mellom å purre selv, eller bruke vår automatiske ordning for ekstern oppfølging. Du kan da fokusere på andre ting, og vi gjør det vi er best på: effektiviserende automatikk.
Hvis du ønsker en mer detaljer gjennomgang av innkrevingsrutiner for utestående fakturaer – ta en titt på dette innlegget fra FundingPartner.
Bonus #1: Ekstern fakturaoppfølging
Uteblir betalingen, kan du altså sende til inkasso gjennom oss.
Det koster ingenting, alt blir regnskapsført automatisk og du beholder hele beløpet som er fakturert. Enkelt og greit!
Bonus #2: Repeterende faktura
En repeterende faktura er en faktura som automatisk sendes til én eller flere mottakere, med jevne mellomrom:
- Kanskje sender du ut en månedlig faktura til leieboeren din?
- Kanskje sender du ut, en gang i kvartalet, faktura til de 30 medlemmene av svømmeklubben?
- Kanskje har bedriften eller organisasjonen din andre faste intervaller for utsending?
Denne artikkelen forklarer hvordan du setter opp en repeterende faktura. Massefakturering har vi rett og slett skrevet et eget innlegg om – det kan du lese her.
Bonus #3: Motta EHF-faktura
Ettersom vi er store tilhengere av å sende EHF-faktura, kan vi like gjerne gi en kort innføring i det å motta regninger i dette formatet også.
Hvis du benytter deg av denne modulen, vil Fiken opprette deg som bruker i registeret for å motta EHF-fakturaer og kreditnotaer direkte inn i Fiken. Du vil deretter få en e-post hver gang du mottar en EHF.
Fakturaene fra leverandørene dine kommer da altså ikke på e-post, men direkte inn i innboksen din i Fiken. Dette gjør at Fiken automatisk kan hente ut informasjon fra EHF-fakturaen, og bruke dette når du skal registrere kjøpet.Kunne ikke det vært noe å teste ut?
Her kan du lese vår artikkel: Hva er EHF-faktura, og hvem kan sende og motta EHF?
Noe du lurer på om fakturering, eller Fiken generelt? Send oss gjerne en e-post på kontakt@fiken.no.
Andre nyttige artikler
Skrevet av
Anette Marie Haugestad
Hundegal og supportmedarbeider i Fiken. Motiveres av å forenkle hverdagen til norske bedrifter som hver dag jobber hardt for å få komme opp og frem!